La diffida per merce non consegnata è un atto formale con cui il soggetto che ha acquistato o che attende la consegna di beni intima al venditore, al corriere o al fornitore di procedere all’adempimento entro un termine determinato, con la minaccia di adire le vie legali in caso di inadempimento. Serve a documentare l’esistenza del ritardo o della mancata consegna, a sollecitare l’adempimento e a porre le premesse procedurali per la risoluzione del contratto, il rimborso o la richiesta di risarcimento dei danni, preservando i termini e i diritti del destinatario ai fini di eventuali azioni giudiziarie o stragiudiziali.
Come scrivere una Diffida per merce non consegnata
Per redigere una diffida efficace è essenziale procedere con chiarezza, precisione e completezza documentale. Il primo elemento da indicare con esattezza è l’identificazione completa delle parti coinvolte: il nome e i dati di chi invia la diffida (consumatore o impresa), il venditore o il corriere destinatario, gli estremi del contratto o dell’ordine, il numero d’ordine e la data dell’acquisto o della contrattazione.
Segue la descrizione puntuale della merce non consegnata, comprensiva di quantità, qualità, eventuali codici identificativi e valore economico. È importante richiamare il termine di consegna pattuito, laddove esista, o indicare la data in cui la consegna era ragionevolmente prevedibile, allegando ogni comunicazione intercorsa tra le parti che possa provare il ritardo o la mancata consegna.
La diffida deve poi contenere una determinazione temporale netta: il termine entro il quale si intende ottenere la consegna o il rimborso. Tale termine dovrebbe essere congruo e determinato in giorni utili, e va calcolato in modo da risultare ragionevole rispetto alle circostanze; nella prassi si imposta un termine breve se vi è urgenza, ma sufficiente per consentire al destinatario di adempiere.
La formulazione deve essere inequivoca: occorre diffidare ad adempiere entro il termine assegnato e indicare chiaramente le conseguenze del mancato adempimento, come la risoluzione del contratto ai sensi dell’art. 1453 c.c. o l’attivazione di azioni per ottenere la consegna o il risarcimento dei danni, riservandosi ogni ulteriore diritto. È opportuno specificare espressamente se si richiede in alternativa il rimborso dell’importo versato o la sostituzione della merce, ove ciò sia previsto o desiderato, e indicare l’eventuale modalità di restituzione o di erogazione del rimborso.
Per i consumatori che hanno acquistato a distanza vanno richiamate le tutele previste dal Codice del Consumo (d.lgs. n. 206/2005) e dalla disciplina sui contratti a distanza, ricordando che, in caso di mancata consegna, il consumatore può chiedere il rimborso e segnalare la questione alle autorità competenti; per i rapporti tra imprese è invece opportuno richiamare gli specifici termini contrattuali, le clausole penali, le penali per ritardo e ogni disposizione concordata che regoli le conseguenze dell’inadempimento.
La prova dell’invio della diffida è fondamentale: per le imprese è consigliabile l’invio tramite posta elettronica certificata (PEC) e per i consumatori la raccomandata con ricevuta di ritorno o l’invio a mezzo PEC se il destinatario è un’impresa dotata di casella PEC, così da avere la prova della data di ricezione. Va inoltre indicato l’elenco degli allegati che comprovano l’ordine, i pagamenti effettuati, le comunicazioni con il venditore o il vettore e, se disponibile, la documentazione di tracciamento della spedizione.
La diffida deve essere redatta in tono formale ma non minaccioso, evitando affermazioni non dimostrabili o richieste manifestamente sproporzionate, poiché ciò potrebbe pregiudicare la successiva valutazione giudiziale. Occorre inserire la data e la firma e, se si procede per il tramite di un legale, indicare il nominativo e i riferimenti dell’avvocato incaricato.
Dal punto di vista della strategia processuale, la diffida costituisce un atto propedeutico indispensabile per dimostrare l’effettivo sollecito e la volontà del creditore di ottenere l’adempimento; essa serve anche a interrompere eventuali decorrenze di termini contrattuali o a documentare la condotta del venditore in vista di una riconciliazione o di una successiva azione giudiziale.
Quando si prospetta la risoluzione del contratto, è utile richiamare la clausola contrattuale che disciplina la risoluzione per inadempimento o, in assenza di una clausola, fare espresso riferimento alle norme del codice civile applicabili, motivando la richiesta con riferimento alla gravità dell’inadempimento e all’impossibilità di un’ulteriore attesa.
Nei casi di spedizioni perse o danneggiate, la diffida al vettore deve indicare il numero di tracking, la data prevista per la consegna, e la richiesta di chiarimenti documentati sulle modalità di custodia e sulle cause dell’evento, riservandosi il diritto di promuovere azioni per il risarcimento.
Per garantire l’efficacia probatoria della diffida è opportuno allegare copia dell’ordine, ricevute di pagamento, schermate dell’e-commerce, eventuali conversazioni e ogni elemento che dimostri il mancato adempimento.
Dal punto di vista dei termini procedurali, è prassi indicare un termine non superiore a trenta giorni salvo esigenze specifiche; termini troppo brevi possono essere contestati come irragionevoli, mentre termini prolungati potrebbero ritardare inutilmente la tutela dei diritti.
Infine, prima dell’invio definitivo, è consigliabile una rilettura attenta del testo per evitare errori materiali e valutare la possibilità di una mediazione o di altri strumenti stragiudiziali, come la richiesta di conciliazione o l’intervento di associazioni a tutela del consumatore, che talvolta consentono una rapida soluzione senza ricorrere all’autorità giudiziaria.
Esempio lettera di Diffida per merce non consegnata
Modello 1 – Diffida generica per merce non consegnata
Oggetto: Diffida ad adempiere per consegna merce non ricevuta
Con la presente, il/la sottoscritto/a, in riferimento all’ordine n. _____________ del _____________, segnala che la merce descritta come _____________ non è stata consegnata entro i termini pattuiti/previsti (data prevista di consegna: _____________). Il valore complessivo della fornitura è pari a € _____________.
Si diffida pertanto codesta parte a procedere alla consegna della merce summenzionata entro e non oltre _____________ giorni dal recevimento della presente, a far data dal _____________. In difetto, si procederà senza ulteriore avviso ad agire in tutte le sedi opportune per ottenere l’adempimento contrattuale e il risarcimento dei danni subiti.
Si richiede altresì comunicazione scritta entro il medesimo termine in merito alle cause del ritardo e alle misure che si intendono adottare per porvi rimedio.
Distinti saluti.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 2 – Diffida per acquisto online da consumatore
Oggetto: Diffida per mancata consegna di acquisto online (ordine n. _____________)
In riferimento all’ordine n. _____________ effettuato in data _____________ tramite il sito/portale _____________, si segnala che la merce descritta come _____________, per un importo di € _____________, non è stata consegnata entro il termine comunicato e/o entro i termini previsti dalla normativa a tutela del consumatore.
Ai sensi del contratto e della normativa vigente, si diffida il venditore a effettuare la consegna entro e non oltre _____________ giorni dal recevimento della presente diffida, ovvero a procedere al rimborso integrale dell’importo versato entro lo stesso termine qualora la consegna non sia possibile.
Si invita a fornire immediata conferma scritta dell’avvenuta presa in carico della richiesta e dei tempi certi di consegna. In mancanza di riscontro entro il termine indicato, il sottoscritto si riserva di rivolgersi alle autorità competenti e di promuovere azioni legali per ottenere il rimborso e il risarcimento dei danni.
Distinti saluti.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 3 – Diffida tra imprese (B2B) per merce non consegnata
Oggetto: Diffida ad adempiere per mancata consegna merci – Ordine/Contratto n. _____________
Con riferimento all’ordine/contratto n. _____________ sottoscritto in data _____________, avente ad oggetto la fornitura di _____________, per un importo complessivo di € _____________, si comunica che la consegna prevista per il _____________ non è stata eseguita.
Si diffida pertanto la Vostra impresa a procedere alla consegna immediata della merce entro e non oltre _____________ giorni dal recevimento della presente, con indicazione della nuova data certa di consegna. In difetto, il sottoscritto si riserva di risolvere il contratto ai sensi dell’art. _____________ del contratto e di richiedere il risarcimento degli eventuali danni subiti oltre agli ulteriori rimedi previsti dalla legge.
Ai fini della soluzione della controversia si invita inoltre ad indicare entro il medesimo termine eventuali cause oggettive del ritardo e possibili proposte di rimedio.
Distinti saluti.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 4 – Diffida al corriere/spedizioniere per merce non recapitata
Oggetto: Diffida per mancata consegna spedizione n. _____________
Con la presente si segnala il mancato recapito della spedizione identificata con tracking n. _____________, relativa all’ordine n. _____________ del _____________, contenente _____________ del valore di € _____________. Secondo le informazioni disponibili la consegna era prevista per il _____________.
Si diffida il vettore a chiarire immediatamente la posizione della spedizione e a provvedere alla consegna della merce entro _____________ giorni dal recevimento della presente, nonché a fornire dettagliate indicazioni su eventuali giacenze, danneggiamenti o smarrimenti.
In assenza di riscontro tempestivo, si procederà a intraprendere ogni iniziativa necessaria per la tutela dei diritti del mittente/destinatario, inclusa la richiesta di risarcimento dei danni derivanti dal ritardo o dalla perdita della merce.
Distinti saluti.
Data: _____________
Firma: _____________
Modello 5 – Diffida per risoluzione e richiesta rimborso o sostituzione
Oggetto: Diffida a risolvere il contratto e a rimborsare/sostituire la merce non consegnata (ordine n. _____________)
Con riferimento all’ordine n. _____________ del _____________ per la fornitura di _____________, si comunica il mancato adempimento alla consegna entro il termine stabilito, nonostante i precedenti solleciti del _____________. Il valore della merce è pari a € _____________.
Pertanto, ai sensi del contratto e della normativa applicabile, si diffida il venditore a scegliere, entro _____________ giorni dal recevimento della presente, tra le seguenti opzioni:
- procedere immediatamente alla consegna della merce entro la data certa di _____________;
- procedere al rimborso integrale dell’importo pagato (€ _____________) entro _____________ giorni;
- in alternativa, procedere alla sostituzione con merce equivalente e consegnabile entro _____________ giorni.
In mancanza di manifestazione di volontà e di adempimento entro il termine sopra indicato, il sottoscritto considererà il contratto risolto per inadempimento e promuoverà le opportune azioni giudiziarie per ottenere il rimborso e il risarcimento degli eventuali ulteriori danni.
Distinti saluti.
Data: _____________
Firma: _____________
Fac simile lettera di Diffida per merce non consegnata Word
Di seguito è disponibile il fac-simile in formato Word della diffida per merce non consegnata, predisposto per essere compilato con i dati dell’ordine, le referenze di pagamento e gli eventuali allegati. Il documento può essere utilizzato come modello standard per inviare una diffida formale al venditore o al vettore, adattandolo alle specifiche esigenze del caso e completando i campi con le informazioni richieste.
