La lettera di diffida consiste in una richiesta, che un soggetto effettua a un altro, di porre in essere un’azione o di astenersi dal compierla. Essa assume rilevanza giuridica nel caso in cui sia stata redatta in maniera corretta, perché l’inosservanza della richiesta da parte del destinatario consente al mittente di utilizzare i mezzi legali per agire contro l’altra parte, rivolgendosi alle autorità.
Caratteristiche della Lettera di Diffida
Una lettera di diffida può essere inviata dal creditore a un debitore, per fare in modo che questi provveda entro un termine congruo a pagare il debito residuo o parte di esso. Con essa si può anche chiedere al proprietario di un terreno confinante dall’astenersi di sconfinare nel proprio appezzamento di terreno o di raccoglierne i frutti. Si può chiedere a un vicino di casa dall’astenersi dal continuare a porre in essere rumori molesti in determinate fasce orarie, per esempio, in caso di lavori di ristrutturazione.
Attenzione, perché la lettera di diffida è una semplice richiesta e non ci si può spingere oltre. La stessa avvocatura, per esempio, nel codice forense, all’art.48, autorizza i propri iscritti a redigere lettere di diffida in rappresentanza dei propri clienti, ma limitandosi a segnalare al destinatario le conseguenze legali alle quali andrebbe incontro, senza minacce di azioni sproporzionate.
Detto questo, quando ci si rivolge a un avvocato per cercare di fare valere le proprie ragioni contro un altro soggetto, questo generalmente ci consiglia per prima cosa di inviargli una lettera di diffida, invece che passare subito alle azioni legali, in modo da testare se si ha davanti una persona ragionevole, evitando le lungaggini tipiche di una battaglia giudiziaria, il cui esito sarebbe, peraltro, non scontato. A questo punto si redigere la lettera, nella quale bisogna indicare le generalità proprie e, in maniera chiara e sintetica, le ragioni della diffida, ovvero l’oggetto. Il tono deve essere quanto più neutrale possibile, nel senso che non bisogna farsi prendere dall’astio e dall’irritazione, anche se si ha ragione, ma si deve cercare di indicare i fatti alla base della richiesta senza minacce. L’assistenza di un avvocato garantisce certamente che il testo sarà redatto con le espressioni opportune.
Vediamo cosa accade nel momento in cui la lettera di diffida viene inviata?.Il diffidato spesso è solito rivolgersi a sua volta a un altro avvocato, non fosse altro per cercare di mettersi al riparo da eventuali azioni legali. Contrariamente a quanto si pensi, non è un fatto negativo, perché ciò spinge a una trattativa tra professionisti, i quali sono più portati a intavolare trattative e a raggiungere un accordo. Dunque, si crea un dialogo tra i rappresentanti delle parti, che potrebbe sfociare in un’intesa, che da un lato eviti il ricorso alle azioni legali e che dall’altro soddisfi il diffidante, grazie al compimento dell’azione richiesta o alla sua astensione da parte del diffidato.
Un caso interessante di diffida è quella a adempiere un’obbligazione derivante dalla stipulazione di un contratto. Dopo le dovute sollecitazioni, se la controparte contraente non adempie a una sua obbligazione, la parte adempiente può decidere di inviarle una lettera di diffida, intimandole una sorta di termine. Questo è previsto dall’art.1454 del Codice Civile, che stabilisce che alla parte inadempiente l’altra può intimare per iscritto di adempiere in un congruo termine, con dichiarazione che, decorso inutilmente detto termine, il contratto si intenderà risoluto. Il termine non può essere inferiore a 15 giorni, salvo diversa pattuizione delle parti o salvo che, per la natura del contratto o secondo gli usi, risulti congruo un termine minore. Decorso il termine senza che il contratto sia stato adempiuto, questo è risoluto di diritto.
In questi casi, per fare in modo che la lettera di diffida abbia valore legale, il documento deve essere inviato tramite raccomandata e contenere l’intimazione ad adempiere, l’indicazione di un termine congruo e, salvo eccezioni, non inferiore a 15 giorni, come previsto dal legislatore, oltre che la dichiarazione che il contratto si intende risoluto nel caso di inadempimento.
Facciamo l’esempio di un acquirente di un immobile, che prima ancora di fare il rogito notarile si accorge del vizio della cosa, come la mancata esecuzione della costruzione dello stesso da parte dell’impresa edile a regola d’arte o in modo diverso da quello che era stato pattuito. Lo stesso dicasi per il caso di scoperta di uno o più vizi dopo la consegna dell’immobile, qualora essi risultino conseguenza dei lavori di costruzione. Anche in questo caso l’acquirente deve inviare alla società costruttrice una lettera di diffida, dove riporterà i dati del mittente, quelli del destinatario, l’oggetto della diffida, descrizione dei fatti contestati, diffida ad intervenire al più presto per la risoluzione dei problemi evidenziati, pena la denuncia alle autorità competenti.
Lo schema resta sempre lo stesso, quale che sia la ragione alla base della diffida. L’importante, lo ribadiamo, è che oltre a contenere tutti gli elementi formali richiesti, il tono della lettera sia non intimidatorio, ma quanto più neutrale possibile e che ci si affidi a un professionista, che avendo conoscenze in materia, sia in grado di redigere una missiva corretta nella forma e nella sostanza.
Esempio Lettera di Diffida
Modello 1 — Diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.) per inadempimento contrattuale
Oggetto: Diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. – contratto ____________ del ____________
Spett.le ____________,
il/la sottoscritto/a ____________, in riferimento al contratto di ____________ sottoscritto in data ____________, diffida formalmente la Vostra società ad adempiere alle obbligazioni rimaste inadempiute, e segnatamente _________, entro e non oltre il termine di giorni dal ricevimento della presente.
Decorso inutilmente tale termine, ai sensi dell’art. 1454 c.c., il contratto si intenderà risolto di diritto per Vostro inadempimento, con ogni conseguenza di legge, ivi compreso il risarcimento dei danni. Resta salva ogni ulteriore tutela.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: copia contratto; documenti probatori
Modello 2 — Diffida per mancato pagamento fattura/e (messa in mora ex art. 1219 c.c.)
Oggetto: Diffida e messa in mora per mancato pagamento – fattura/e n. ____________ del ____________
Spett.le ____________,
Vi metto formalmente in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c. per l’importo complessivo di € ____________ relativo alle fatture n. ____________ del ____________, scadute il _________. Vi intimo di corrispondere quanto dovuto entro giorni dal ricevimento, con bonifico su IBAN ____________, causale “Saldo fatture ____________”.
Trascorso inutilmente il termine, procederò al ricorso per decreto ingiuntivo con aggravio di interessi (e, se rapporto tra imprese, indennizzo ex D.Lgs. 231/2002) e spese.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: copie fatture; estratti partitario
Modello 3 — Diffida per ultimazione lavori edili e applicazione penali
Oggetto: Diffida a ultimare lavori – contratto d’appalto del ____________ – cantiere ____________
Spett.le _______,
preso atto del mancato rispetto del termine contrattuale del ____________ per l’ultimazione dei lavori presso __________, con la presente Vi diffido a completare le lavorazioni residue (__) entro giorni dal ricevimento.
In mancanza, saranno applicate le penali contrattuali di cui all’art. ___ e sarà inviata diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c. ai fini della risoluzione e dell’eventuale affidamento a terzi in danno, oltre al risarcimento dei maggiori danni documentati.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: cronoprogramma; SAL; ordini di servizio
Modello 4 — Diffida per consegna documenti (buste paga/CU/atti) e ordine di esibizione
Oggetto: Diffida a consegna documentazione – periodo ____________
Spett.le _________,
Vi diffido a consegnare entro giorni i seguenti documenti relativi al periodo ____________: ____________, già richiesti in data ____________. La mancata consegna costituisce inadempimento e mi arreca pregiudizio.
Decorso inutilmente il termine, adirò le sedi competenti per ottenere ordine di esibizione e il risarcimento dei danni da ritardo, con aggravio di spese. Ogni comunicazione dovrà avvenire esclusivamente per iscritto all’indirizzo ____________.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: copia precedente richiesta
Modello 5 — Diffida per cessazione trattamenti illeciti/contatti molesti e rettifica dati (privacy)
Oggetto: Diffida a cessare contatti non autorizzati e a rettificare/cancellare dati – GDPR
Spett.le ____________,
Vi diffido a cessare immediatamente ogni contatto non autorizzato (telefonate/e-mail/SMS) e ogni trattamento dei miei dati personali non conforme al GDPR in relazione a _________. Chiedo, entro giorni, conferma scritta di: a) limitazione/cessazione del trattamento; b) rettifica/cancellazione dei dati inesatti; c) indicazione della base giuridica del trattamento e dei destinatari dei dati.
In difetto, presenterò segnalazione al Garante per la protezione dei dati personali e agirò per il risarcimento dei danni. Ogni ulteriore comunicazione dovrà avvenire solo per iscritto all’indirizzo ____________.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: prova dei contatti/solleciti ricevuti
Fac Simile Lettera di Diffida
Di seguito è possibile trovare un fac simile lettera di diffida Word.
