Il Decreto Legge n.1 del 24 gennaio 2012, convertito in legge con modificazioni nel marzo dello stesso anno, ha puntato a introdurre nel mondo delle professioni una maggiore trasparenza, in relazione agli oneri a carico dei clienti committenti al momento in cui viene assegnato un incarico. La disciplina nel suo complesso mira a creare anche una maggiore concorrenza, scardinando la legislazione precedente, che vietava persino a un professionista iscritto a un albo di farsi pubblicità.
Lettera di Incarico Professionale
In questa sede, esamineremo la lettera di incarico professionale, proponendo un fac simile da scaricare e spiegando quali sono le caratteristiche del documento. La norma del 2012 prevede che all’atto del ricevimento di un incarico, un avvocato o un praticante avvocato abilitato faccia sottoscrivere al cliente una lettera, nella quale compaiono tutte le informazioni legate all’incarico, alla sua natura, oltre che alla parcella dovuta, questa suddivisa tra compenso fisso, ovvero di base, oltre a un compenso orario, legato al tempo effettivamente impiegato per eseguire l’incarico per i casi complessi. In assenza di accordo scritto, questo si considera nullo, ma solo per i professionisti sopra indicati, mentre non per gli altri, come geometri e commercialisti. Tuttavia, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha stabilito che la lettera di incarico professionale rappresenta una prova delle parti per confutare eventuali contestazioni. In altre parole, converrebbe sempre allo stesso professionista redigerla e farla firmare al cliente, per mettersi al riparo da eventuali incomprensioni.
Del resto, non si capisce perché solo gli avvocati siano tenuti alla forma scritta per l’assegnazione di un incarico professionale, mentre tutti gli altri professionisti possano limitarsi a un accordo verbale. Se è vero che l’incarico assegnato a un avvocato spesso è rilevante sul piano delle conseguenze giuridiche in capo al cliente, resta indubbio come anche altri ordini professionali possano essere investiti da contestazioni, in relazione alla prestazione di servizi contestati nel risultato, nei modi di esecuzione o anche per il loro costo.
Vediamo cosa si deve scrivere di preciso nella lettera di incarico professionale. Essa deve contenere tutte le indicazioni sul grado di complessità dell’incarico, fornendo quante più informazioni possibili sugli oneri stimati dal momento del conferimento fino alla conclusione del lavoro commissionato. Devono comparire in essa, quindi, l’importo del compenso, correlato all’importanza e alla complessità dell’incarico da eseguire, i costi relativi a ciascuna prestazione da effettuare, comprensivi delle spese da sostenere, gli oneri e i contributi, oltre che il preventivo di massima.
A differenza del passato, questa è una grande innovazione apportata dal testo del decreto, le parti restano libere di fissare il compenso a prescindere dalle tariffe professionali, le quali si intendono abrogate con riferimento sia agli importi minimi che a quelli massimi. Dunque, un avvocato è solo tenuto a non svendere la sua professione, evitando di accettare un incarico a cifre incompatibili con il decoro della professione, ma senza essere più tenuto a seguire le tariffe minime e massime stabilite dall’ordine di appartenenza.
Quale che sia la professione esercitata, i dati obbligatori da indicare nella lettera di conferimento sono l’oggetto e il grado di complessità dell’incarico, il compenso e gli oneri ipotizzabili. Abbiamo detto che questa lettera è obbligatoria solo per gli avvocati, pena la nullità dell’accordo, ma è anche vero che nel caso di contestazione, se si arrivasse davanti al giudice, questi vedrebbe molto negativamente l’assenza di un preventivo di massima per iscritto. In un certo senso, è come se il professionista che si è affidato solo all’accordo verbale parta svantaggiato in tribunale. Da qui, il consiglio reiterato anche dai vari ordini professionali di fare affidamento sulla lettera di conferimento per mettersi al riparo da eventuali disguidi.
Del resto, nel testo originario si prevedeva un preventivo scritto obbligatorio per tutte le professioni, mentre la modifica apportata successivamente dal Parlamento ha limitato tale obbligo ai soli avvocati, limitandosi a confermare per gli altri l’obbligo di offrire al cliente un preventivo di massima all’atto del conferimento dell’incarico, ma non necessariamente scritto, potendo consistere in un accordo solamente verbale.
Per fare in modo che un preventivo di massima sia considerato valido sul piano legale, deve contenere l’indicazione del compenso fisso per l’esecuzione dell’incarico, al quale bisogna aggiungere il compenso orario, variabile in base alla complessità della prestazione, la complessità dell’incarico e il suo eventuale carattere urgente e particolare, specie se esso spinge il professionista alla ricerca di soluzioni innovative o originali.
Nel caso di incarico legati alla realizzazione dell’opera, i criteri da assumere per la determinazione del compenso sono il valore dell’opera da progettare, la complessità del progetto, la categoria dell’opera e la somma delle prestazioni da eseguire.
Facciamo riferimento ad architetti, geometri, ingegneri, geologi, periti agrari e industriali. In formula, si ha che il compenso è uguale a VxGxOxP, dove V indica il valore dell’opera, G la complessità della stessa, Q la quantità delle prestazioni da effettuare e P è il valore di riferimento per il mercato.
Esempio Lettera di Incarico Professionale
Modello 1 — Incarico professionale “generico” (consulenza)
Oggetto: Lettera di incarico professionale per ____________
Tra ____________ (CF/P.IVA ____________, con sede in ____________, di seguito “Cliente”) e ____________ (CF/P.IVA ____________, con sede/studio in ____________, Ordine/Albo n. ____________, di seguito “Professionista”) si conviene quanto segue.
Oggetto dell’incarico: il Professionista assisterà il Cliente in materia di ____________, con le seguenti attività principali: ____________. Eventuali attività ulteriori saranno preventivamente concordate per iscritto.
Durata e decorrenza: l’incarico decorre dal ____________ e termina al completamento delle attività sopra indicate o, comunque, non oltre il ____________, salvo proroga scritta.
Compenso e spese: il compenso è fissato in € ____________ oltre CPA se dovuta e IVA come per legge; in alternativa, tariffa oraria di € ____________ (minimo fatturabile ___ ore). Spese vive, trasferte, bolli e oneri di terzi sono a carico del Cliente previa rendicontazione. È richiesto acconto di € ____________ entro il ____________.
Modalità di pagamento: bonifico su IBAN ____________, causale “Incarico ____________ – ____________”, con scadenze: ____________.
Doveri e limitazioni: il Professionista opera con diligenza professionale, senza obbligo di risultato. Il Cliente si impegna a fornire informazioni e documenti completi e veritieri entro i termini concordati.
Conflitti e indipendenza: il Professionista dichiara l’assenza di conflitti; se sopravvenissero, ne darà immediata comunicazione per le determinazioni del Cliente.
Dati personali: trattamento dei dati ai sensi del GDPR; informativa resa e disponibile in allegato/link ____________. Il Cliente conferma di averla ricevuta.
Recesso: ciascuna parte può recedere con preavviso scritto di ___ giorni; sono dovuti i compensi maturati e le spese sostenute.
Foro/ADR: per ogni controversia è competente il Foro di ____________; resta salva la facoltà di mediazione/negoziazione assistita presso ____________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data ____________
Il Cliente _______________________ Il Professionista _______________________
Modello 2 — Incarico legale (studio/avvocato)
Oggetto: Conferimento incarico legale per ____________
Il/La sottoscritto/a ____________ (Cliente) conferisce a ____________, Avv./Studio Legale (Professionista), con studio in ____________, iscrizione Albo n. ____________, il mandato a prestare assistenza e difesa in relazione a ____________ (procedimento/controversia n. ____________, autorità ____________).
Oggetto e limiti: attività di consulenza, redazione atti, rappresentanza in udienza, trattative stragiudiziali e ogni attività utile e connessa, esclusa transazione vincolante senza consenso scritto del Cliente. Procuratore/i domiciliatario/i, se necessari: ____________.
Compensi: a scelta delle parti
— Parametri forensi/patto di quota fissa di € ____________ oltre CPA e IVA;
oppure — Tariffa oraria € ____________ (partner) / € ____________ (associate) con rendiconto;
Acconto iniziale € ____________. Anticipazioni per contributo unificato/diritti marche e notifiche a carico del Cliente.
Conflitto/interessi e antiriciclaggio: dichiarazione di insussistenza di conflitti; adeguata verifica del Cliente ex d.lgs. 231/2007; il Cliente si impegna a fornire documenti identificativi e informazioni richieste.
Privacy e segreto: trattamento dati e segreto professionale come da informativa allegata; eventuale data room condivisa su ____________.
Recesso e sostituzione: facoltà di recesso con preavviso di ___ giorni; compensi e spese maturati restano dovuti. In caso di revoca, consegna del fascicolo a saldo.
Foro/ADR: foro esclusivo ____________/clausola di mediazione presso Organismo ____________.
Luogo/data ____________
Firma Cliente _______________________ Firma Professionista _______________________
Modello 3 — Incarico fiscale/contabile (commercialista/consulente)
Oggetto: Lettera di incarico per servizi fiscali e contabili – esercizio ____________
Tra lo Studio ____________ (P.IVA ____________, ODCEC n. ____________) e ____________ (Cliente, P.IVA/CF ____________, sede ____________) si stipula il seguente incarico.
Servizi: tenuta contabilità ____________ (semplificata/ordinaria), predisposizione e invio dichiarazioni (IVA/IRAP/IRES/IRPEF/770), adempimenti periodicità ____________, consulenza su ____________, scadenziario e rappresentanza nei limiti delle deleghe Entratel/Fisconline/INPS/CCIAA.
Documentazione: il Cliente consegna i documenti entro il giorno ___ del mese successivo; ritardi possono generare maggiorazioni di € ____________ e/o esclusione da responsabilità per sanzioni dovute a tardiva consegna.
Compenso: canone annuo € ____________ oltre CPA/IVA, fatturato in ___ rate; extra per pratiche straordinarie (ruling, accertamenti, perizie) a € ____________/ora o a corpo da concordare. Acconto iniziale € ____________.
Responsabilità: lo Studio risponde per dolo o colpa grave; restano a carico del Cliente imposte, sanzioni e interessi derivanti da informazioni/documenti incompleti o tardivi.
Privacy e conservazione: informativa GDPR in allegato; conservazione digitale documenti su ____________ per ___ anni.
Durata e recesso: dal ____________ al ____________, rinnovabile tacitamente per ___ anni; recesso con preavviso di ___ giorni. Foro competente ____________.
Luogo/data ____________
Il Cliente _______________________ Il Professionista _______________________
Modello 4 — Incarico tecnico (architetto/ingegnere – progetto e DL)
Oggetto: Incarico professionale per progettazione e direzione lavori – intervento in ____________
Tra ____________ (Committente) e ____________ (Arch./Ing., Albo n. ____________, studio in ____________), si conferisce incarico per: rilievo e verifica stato di fatto; progettazione ____________ (preliminare/definitiva/esecutiva); pratiche edilizie ____________ (CILA/SCIA/Permesso); computo metrico e capitolato; assistenza gare imprese; direzione lavori; coordinamento sicurezza (se nominato); certificazioni finali e collaudo dove richiesto.
Compenso: onorario a corpo € ____________ oltre CNPAIA/IVA; in alternativa a percentuale del costo lavori ___% su importo stimato/consuntivo € ____________. Spese e oneri amministrativi a carico del Committente. Acconto € ____________, stati d’avanzamento parcelle secondo milestone: ____________.
Tempi: cronoprogramma allegato; il Committente si impegna a fornire tempestivamente documenti, accessi e scelte materiali. Varianti richieste dal Committente generano revisione onorari.
Responsabilità e limiti: il Professionista opera secondo regola d’arte; non risponde di inadempienze dell’appaltatore; polizza RC professionale n. ____________ compagnia ____________ massimale € ____________.
Recesso: possibile con preavviso di ___ giorni e saldo delle prestazioni eseguite. Controversie: mediazione presso ____________, foro competente ____________.
Luogo/data ____________
Il Committente _______________________ Il Professionista _______________________
Modello 5 — Incarico privacy/GDPR (consulenza e DPO esterno)
Oggetto: Lettera di incarico per servizi privacy/GDPR e nomina DPO (se applicabile)
Tra ____________ (Titolare del trattamento, P.IVA/CF ____________) e ____________ (Consulente/DPO esterno, P.IVA ____________, sede ____________), si conviene quanto segue.
Ambito: assessment iniziale e gap analysis; redazione/aggiornamento registri trattamenti; DPIA ove necessarie; redazione informative e clausole; policy sicurezza e data breach; formazione del personale; supporto nella gestione dei diritti degli interessati; verifica contratti con responsabili; se nominato, svolgimento funzioni di DPO ai sensi dell’art. 39 GDPR con report trimestrali.
Compensi: pacchetto iniziale € ____________; canone di manutenzione/monitoraggio € ____________/mese; interventi on demand € ____________/ora. Spese vive documentate a carico del Titolare.
Indipendenza e conflitti: in caso di incarico DPO, garanzia di assenza conflitti e autonomia funzionale; linee di riporto a ____________; canali dedicati per gli interessati: ____________.
Riservatezza e sicurezza: NDA allegato; trattamento dati secondo art. 28/29 GDPR; eventuale nomina del Consulente a Responsabile esterno ex art. 28 in allegato.
Durata e recesso: dal ____________ al ____________, rinnovabile; recesso con preavviso di ___ giorni. Foro competente/ADR: ____________.
Luogo/data ____________
Per il Titolare _______________________ Il Consulente/DPO _______________________
Fac Simile Lettera di Incarico Professionale Word
Di seguito viene messo a disposizione un fac simile lettera di incarico professionale Word.
