La diffida per mancato rimborso è un atto formale con cui un soggetto, consumatore o impresa, intima a un altro soggetto di provvedere al rimborso di somme dovute e non corrisposte. Questo strumento serve a documentare in modo chiaro e vincolante la richiesta di pagamento, a fissare un termine ultimo per l’adempimento e a preannunciare l’azione legale o amministrativa che si intende intraprendere in caso di inadempimento. La diffida è utile sia come passo preliminare obbligatorio o consigliabile prima di procedere giudizialmente, sia come elemento probatorio da esibire in eventuali procedimenti di recupero crediti o di conciliazione.
Come scrivere una Diffida per mancato rimborso
Redigere una diffida per mancato rimborso richiede cura nella esposizione dei fatti, precisione nella quantificazione della somma richiesta e chiarezza nella indicazione delle conseguenze legali in caso di mancato adempimento. La prima parte del documento deve identificare in modo univoco le parti coinvolte: indicare il nome e i dati anagrafici o aziendali del mittente e del destinatario, affiancando gli estremi del contratto, dell’ordine o della pratica che hanno generato il credito. È essenziale descrivere cronologicamente gli eventi che hanno portato alla richiesta del rimborso: la data dell’acquisto o dell’ordine, la data dell’eventuale annullamento o del reso, le comunicazioni già intercorse e gli eventuali documenti che comprovano l’obbligo di rimborso. La motivazione giuridica deve essere esposta con linguaggio comprensibile: ad esempio, richiamare l’obbligo del venditore o del prestatore di servizi di restituire somme percepite in caso di esercizio del diritto di recesso, di mancata prestazione del servizio o di merce difettosa; sotto il profilo civile si può far leva sul principio generale della responsabilità del debitore sancito dal codice civile, che impone l’adempimento della prestazione pecuniaria dovuta. Se il rimborso è dovuto a un esercizio del diritto di recesso nei contratti a distanza o fuori dai locali commerciali, è opportuno ricordare che, salvo casi specifici, la normativa prevede il rimborso entro un termine breve dalla ricezione del recesso o del bene, normalmente indicato in quattordici giorni nei regolamenti e nelle direttive comunitarie recepite dall’ordinamento nazionale; richiamare tali termini rafforza la ragione della richiesta.
La quantificazione dell’importo deve essere trasparente: indicare la somma principale, eventuali spese sostenute dal richiedente che si ritengono rimborsabili, e, se del caso, il calcolo degli interessi di mora maturati fino alla data della diffida. Specificare chiaramente il metodo di calcolo degli interessi e la base normativa o contrattuale che li giustifica evita contestazioni future. È consigliabile allegare il calcolo in forma tabellare come documento di supporto e richiedere che il pagamento avvenga su un conto corrente o mezzo di pagamento specificato, riportando gli estremi esatti per evitare errori. La diffida deve altresì fissare un termine congruo ma non eccessivo entro il quale il destinatario deve adempiere; termini usuali oscillano tra 7 e 30 giorni a seconda della natura della controversia e dell’urgenza, ma l’importante è che la scadenza sia chiaramente indicata e adeguata alle circostanze.
Sul piano formale, l’invio della diffida deve essere effettuato con mezzi che consentano la prova dell’avvenuta ricezione. L’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) o della raccomandata con avviso di ricevimento è preferibile poiché forniscono elementi certificati sull’invio e la ricezione. Conservare copia della diffida, delle ricevute di spedizione, degli estratti conto o di altra documentazione comprovante il credito e le eventuali comunicazioni intercorse è fondamentale per l’eventuale fase processuale. Nella diffida è opportuno richiedere una comunicazione scritta dell’avvenuto rimborso o, in alternativa, delle ragioni ostative e della relativa documentazione; questo consente di valutare se siano possibili soluzioni bonarie o se procedere immediatamente con azioni di recupero.
Lo stile della diffida deve rimanere professionale e misurato: è necessario manifestare fermezza nella richiesta, evitando espressioni minacciose o aggressive che possano essere controproducenti. È utile indicare le conseguenze giuridiche dell’inadempimento in termini generici e concreti, ad esempio segnalando la volontà di adire le vie giudiziarie competenti, di attivare procedure di recupero crediti o di richiedere l’intervento degli organismi di tutela dei consumatori. Specificare la competenza territoriale presunta o la sede che si intende adire può avere valore orientativo e anche dissuasivo, ma va espresso senza arroganza. In molte situazioni, la diffida è anche un efficace strumento di accelerazione della definizione della controversia, poiché il destinatario può preferire il rimborso immediato per evitare lunghe e costose controversie.
Allegare documenti probatori è una parte imprescindibile della diffida: fatture, ricevute di pagamento, conferme d’ordine, comunicazioni e-mail, foto del bene difettoso, ricevute di restituzione, estratti conto e qualsiasi altra prova utile a dimostrare il credito e la sua entità. Nel caso di rimborsi legati a servizi non erogati o a pacchetti turistici, è opportuno includere la documentazione della prenotazione, delle cancellazioni e delle spese accessorie sostenute. Nei casi complessi, può essere utile chiedere il parere preventivo di un avvocato o di un’associazione di tutela per verificare la strategia più adeguata e per redigere una diffida che non limiti eventuali azioni successive.
In caso di fallimento dello step della diffida, le strade possibili includono la richiesta di ingiunzione di pagamento, l’attivazione di procedure di conciliazione o mediazione, il ricorso al giudice di pace per somme contenute entro i limiti di competenza, o l’avvio di una causa ordinaria nei casi più complessi. Per i consumatori esistono inoltre strumenti di tutela stragiudiziale, come i centri di conciliazione o gli sportelli per il consumatore, che possono offrire soluzioni più rapide ed economiche. Prima di intraprendere azioni giudiziarie, è sempre opportuno valutare il rapporto costi-benefici, considerando l’entità del credito e le probabili spese di contenzioso. Infine, mantenere aperta la possibilità di una risoluzione bonaria e proporre eventualmente una modalità di pagamento rateale o altre soluzioni conciliative può facilitare il recupero dell’importo senza ricorrere al giudice, risparmiando tempo e risorse per entrambe le parti.
Esempio lettera di Diffida per mancato rimborso
Modello 1 — Diffida generica per mancato rimborso
Oggetto: Diffida ad adempiere per mancato rimborso relativo a _____________
Con la presente, si diffida formalmente la controparte a provvedere al rimborso dell’importo di € _____________, dovuto a seguito di _____________ (es. ordine n. _____________ del _____________ / servizio non erogato in data _____________), ad oggi non corrisposto.
Nonostante le ripetute richieste inviate in data _____________ e _____________, il suddetto rimborso non è stato effettuato entro i termini concordati. Si richiede pertanto l’accredito dell’importo indicato sul seguente conto/strumento di pagamento: _____________, entro e non oltre _____________ giorni dal ricevimento della presente.
Si fa presente che, decorso infruttuosamente il termine sopra indicato, si procederà senza ulteriore avviso a tutelare i propri diritti nelle sedi opportune, con richiesta di risarcimento dei danni, degli interessi legali e delle spese di procedura ai sensi di legge.
Si richiede, altresì, comunicazione scritta dell’avvenuto rimborso o di motivata opposizione entro il termine sopra indicato.
Modello 2 — Diffida per mancato rimborso acquisto online (merce non conforme / annullamento ordine)
Oggetto: Diffida per mancato rimborso – Ordine n. _____________ del _____________
In riferimento all’ordine n. _____________ effettuato in data _____________ e successivamente annullato/reso per motivo _____________, ad oggi non risulta ancora eseguito il rimborso dell’importo di € _____________.
Si rammenta che, ai sensi del diritto di recesso / garanzia di conformità, il rimborso è dovuto entro _____________ giorni dalla ricezione della richiesta/reso. Non avendo ricevuto alcuna comunicazione né accredito, con la presente si diffida a procedere all’immediato rimborso mediante bonifico su IBAN _____________ o altra modalità concordata, entro e non oltre _____________ giorni dal ricevimento della presente.
Decorso tale termine, si darà mandato agli organi competenti per l’attivazione delle procedure giudiziarie e di recupero crediti, con richiesta di rimborso maggiorato di interessi, spese e oneri accessori.
Modello 3 — Diffida per mancato rimborso pacchetto viaggio / servizio turistico
Oggetto: Diffida ad adempiere per mancato rimborso relativo alla pratica n. _____________ (viaggio / servizio turistico)
Con riferimento alla pratica n. _____________ relativa al viaggio/servizio turistico prenotato in data _____________ e cancellato/posticipato in data _____________, ad oggi non è stato riconosciuto alcun rimborso/rimborso parziale pari a € _____________.
Si richiede il versamento dell’intero importo dovuto sul conto corrente/strumento di pagamento indicato: _____________ entro e non oltre _____________ giorni dal ricevimento della presente diffida. In mancanza, si procederà ad adire le competenti sedi giudiziarie e amministrative per ottenere il ristoro del danno subito, comprensivo di interessi e spese legali.
Si invita a comunicare tempestivamente l’avvenuto pagamento o le ragioni ostative, fornendo documentazione comprovante eventuali rimborsi già eseguiti.
Modello 4 — Diffida per mancato rimborso a seguito di reso per difetto merce
Oggetto: Diffida per mancato rimborso – Reso merce difettosa (RMA/Reso n. _____________)
Si rappresenta che la merce inviata con pratica di reso n. _____________ in data _____________, risultata difettosa/non conforme, è stata regolarmente restituita secondo le modalità concordate. Nonostante ciò, non è stato ancora effettuato il rimborso di € _____________ o la sostituzione del bene.
Con la presente si diffida a provvedere entro _____________ giorni dal ricevimento della presente all’accredito dell’importo dovuto su conto/strumento: _____________ oppure alla sostituzione del bene con prodotto equivalente, comunicando contestualmente gli estremi dell’operazione.
Decorso inutilmente il termine, saranno intraprese le azioni giudiziali e amministrative previste per la tutela dei diritti del consumatore, con aggravio di spese a carico della controparte.
Modello 5 — Diffida per mancato rimborso abbonamento / servizio non erogato
Oggetto: Diffida per mancato rimborso/rimborso pro rata – Abbonamento/servizio n. _____________
In relazione all’abbonamento/servizio n. _____________ attivato in data _____________ e cessato/cancellato in data _____________ per mancata erogazione/inesecuzione del servizio, si contesta la mancata restituzione dell’importo pari a € _____________ (o del conguaglio proporzionale).
Si diffida la controparte a provvedere al rimborso entro e non oltre _____________ giorni dalla ricezione della presente, mediante accredito su conto/strumento: _____________. Invitando, altresì, a fornire dettaglio del calcolo del rimborso se diverso dall’importo indicato.
In assenza di riscontro o adempimento si procederà senza ulteriore avviso ad adire le vie legali per la tutela dei propri diritti, con richiesta di risarcimento e rimborso delle spese sostenute.
Fac simile lettera di Diffida per mancato rimborso Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word del modello di diffida per mancato rimborso che può essere scaricato e adattato alle proprie esigenze, inserendo i dati personali, gli estremi della pratica e gli allegati necessari.
