Una diffida per violazione della privacy è un atto scritto con cui un interessato chiede formalmente al titolare o al responsabile del trattamento di cessare un comportamento illegittimo o non conforme al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e di adottare le misure necessarie per tutela dei propri dati personali. Serve a mettere in evidenza la responsabilità dell’organizzazione che ha trattato i dati, a fissare un termine per la regolarizzazione della situazione, a ottenere informazioni sul trattamento effettuato e, se del caso, a preparare il successivo ricorso amministrativo o giudiziario o la segnalazione al Garante per la protezione dei dati personali.
Come scrivere una Diffida per violazione della privacy
La redazione di una diffida per violazione della privacy richiede rigore formale, chiarezza fattuale e una consapevolezza delle norme sostanziali e procedurali applicabili. In primo luogo è opportuno identificare con precisione l’interessato, indicando nome, cognome, luogo e data di nascita e codice fiscale, nonché ogni altro elemento utile a dimostrare il rapporto con il soggetto che ha effettuato il trattamento.
Segue la descrizione puntuale dell’evento o della condotta contestata: è fondamentale ricostruire le circostanze temporali e materiali della violazione, specificando la data o il periodo in cui è avvenuto il trattamento illecito, la tipologia di dati coinvolti, le modalità di diffusione o accesso non autorizzato e l’eventuale prova documentale disponibile, come screenshot, comunicazioni, comunicati o estratti di registro. La ricostruzione deve essere chiara e aderente ai fatti, evitando asserzioni generiche e vaghe che potrebbero indebolire la portata della diffida.
La diffida deve poi richiamare il quadro normativo rilevante in modo sintetico ma preciso. È utile indicare gli articoli del GDPR che si ritengono violati, ad esempio i diritti alla correttezza e alla minimizzazione del trattamento, il diritto di accesso, rettifica e cancellazione, gli obblighi di sicurezza di cui all’articolo 32 e gli adempimenti di notifica dei data breach previsti dagli articoli 33 e 34, ove pertinenti. Nei casi di diffusione di immagini o di trattamenti effettuati senza consenso va richiamata la necessità del consenso informato e le conseguenze che ne derivano. Se la vicenda riguarda comunicazioni commerciali indesiderate, occorre fare riferimento al regime del marketing diretto e al diritto di opposizione. La citazione dei riferimenti normativi non è mera formalità: contestualizza la pretesa e indica l’orizzonte giuridico su cui si basa la richiesta.
La parte dispositiva della diffida deve contenere richieste chiare e concrete. Si richiede la cessazione immediata del trattamento illecito e l’adozione di misure tecniche e organizzative idonee a contenere e rimuovere gli effetti della violazione, quali l’aggiornamento delle misure di sicurezza, la modifica delle credenziali, il blocco degli accessi non autorizzati, la cancellazione o la rettifica dei dati inesatti, nonché l’adozione di misure idonee a prevenire ulteriori violazioni. Nei casi di data breach è essenziale richiedere la comunicazione delle informazioni obbligatorie previste dal GDPR, l’indicazione delle categorie di dati coinvolti, le cause accertate dell’incidente e le misure di mitigazione adottate. La diffida può altresì chiedere l’invio della documentazione relativa al trattamento, compresa la base giuridica, i tempi di conservazione, le categorie di destinatari e, se esistenti, la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e le relazioni di audit interne.
È inoltre importante fissare un termine per la risposta e per l’adozione delle misure richieste. Un termine ragionevole, indicato in giorni, suggerisce l’urgenza del rimedio e costituisce parametro per successivi adempimenti procedurali. La diffida deve avvisare espressamente che, in mancanza di un riscontro soddisfacente entro il termine indicato, si procederà con la presentazione di reclamo al Garante e con l’eventuale azione giudiziaria, anche per la richiesta di risarcimento del danno sulla base dell’articolo 82 del GDPR. Questo sollecito costituisce avviso formale e può essere utile per dimostrare la volontà dell’interessato di risolvere la controversia in via stragiudiziale prima di avviare ulteriori iniziative.
Dal punto di vista formale la diffida deve essere sottoscritta e datata dall’interessato. È opportuno allegare ogni documento utile a comprovare l’an e il quantum della contestazione, quali copie di comunicazioni ricevute, screenshot di pubblicazioni illecite, fatture, estratti di registri o altra documentazione probatoria. La consegna della diffida dovrebbe essere effettuata tramite modalità che assicurino la prova dell’avvenuta ricezione: raccomandata con avviso di ricevimento, posta elettronica certificata o consegna a mano con firma per ricevuta sono strumenti consigliati. In alternativa, l’invio tramite posta elettronica ordinaria può essere utile ma meno idoneo a provare l’avvenuta conoscenza dell’atto da parte del destinatario.
Nel predisporre il contenuto è opportuno mantenere un tono professionale e non aggressivo: la diffida ha natura formale e deve trasmettere determinazione e chiarezza, ma la minaccia di azioni giudiziarie dovrebbe essere calibrata sulla fondatezza delle richieste e sulle reali prospettive di tutela. L’indicazione di un responsabile interno o del DPO, se noto, così come la richiesta di comunicazione delle azioni correttive intraprese, facilitano il dialogo e la gestione rapida della problematica. Infine, è consigliabile tenere traccia di tutta la corrispondenza successiva, conservare ricevute e documentazione e valutare, in caso di riscontro parziale o insoddisfacente, la predisposizione di un reclamo formale al Garante o l’avvio di un’azione civile per ottenere il ristoro dei danni morali o patrimoniali subiti in conseguenza della violazione.
Esempio lettera di Diffida per violazione della privacy
Diffida generica per violazione della privacy
OGGETTO: Diffida ad adempiere e ripristinare la tutela dei dati personali per violazione della privacy
Il/La sottoscritto/a _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, con riferimento ai trattamenti di dati personali relativi alla propria persona gestiti da codesta struttura, espone quanto segue.
In data _____________ si è verificata/si è rilevata la seguente violazione/irregolarità: _____________.
Ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), degli artt. 12 e ss. e del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii.), con la presente
DIFFIDA
a) a cessare immediatamente qualsiasi trattamento illecito o non conforme dei miei dati personali indicati sopra;
b) a porre in essere, entro e non oltre _____________ giorni dalla ricezione della presente (termine non superiore a 15 giorni), tutte le misure necessarie per porre rimedio alla violazione, compresa la cancellazione o la rettifica dei dati inesatti o trattati in violazione di legge ai sensi dell’art. 17 GDPR;
c) a fornire, entro lo stesso termine, copia della documentazione relativa al trattamento effettuato (finalità, base giuridica, categorie di dati trattati, categorie di destinatari, periodi di conservazione, misure di sicurezza adottate) e l’elenco dei soggetti a cui i dati sono stati comunicati;
d) a comunicare per iscritto le misure correttive adottate e a confermare l’avvenuta cessazione del trattamento illecito.
Si avvisa che, in difetto di un riscontro pienamente soddisfacente entro il termine indicato, mi riservo sin d’ora di adire le vie legali, comprese la presentazione di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e la richiesta di risarcimento danni ai sensi dell’art. 82 GDPR.
Data: _____________
Firma: _____________
Diffida per data breach (violazione dei dati personali)
OGGETTO: Diffida per data breach e richiesta di adozione misure di mitigazione e notifica
Il/La sottoscritto/a _____________, riferendosi al trattamento dei propri dati personali in capo a codesta organizzazione, comunica che in data _____________ ha avuto conoscenza di un evento di violazione dei dati personali (data breach) consistente in: _____________.
Considerato che tale evento può pregiudicare i miei diritti e libertà e integra un obbligo di informazione ai sensi dell’art. 33 e 34 GDPR,
DIFFIDA
a) a fornire immediata informativa dettagliata circa la natura della violazione, i dati coinvolti, le cause accertate e le categorie di interessati coinvolti;
b) a comunicare se il data breach è stato notificato al Garante per la protezione dei dati personali, con indicazione della data e del numero di protocollo di eventuale segnalazione;
c) a indicare e mettere in atto, entro _____________ giorni, tutte le misure tecniche e organizzative idonee a mitigare i rischi derivanti dalla violazione, compresa la modifica di credenziali, l’adozione di misure di sicurezza aggiuntive e l’eventuale offerta di misure di tutela (ad es. monitoraggio del credito, servizi di identity protection);
d) a comunicare per iscritto le azioni svolte e i termini previsti per il completo ripristino della sicurezza dei dati.
Si richiede altresì copia della valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, qualora esistente, e delle relazioni interne e delle azioni di audit correlate all’evento.
In mancanza di riscontro concreto entro _____________ giorni dalla ricezione della presente, mi riservo di chiedere l’intervento del Garante, nonché di intraprendere azioni legali per la tutela dei miei diritti e il risarcimento dei danni ai sensi dell’art. 82 GDPR.
Data: _____________
Firma: _____________
Diffida per divulgazione non autorizzata da dipendente o terzo
OGGETTO: Diffida per divulgazione non autorizzata di dati personali da parte di dipendente/terzo
Il/La sottoscritto/a _____________ segnala che in data _____________ è avvenuta la divulgazione non autorizzata dei propri dati personali da parte di _____________ (indicare se dipendente, collaboratore, fornitore, terzo) consistente in: _____________.
Premesso che il trattamento è avvenuto senza il mio consenso e/o in violazione delle misure di sicurezza previste dal GDPR,
DIFFIDA
a) a sospendere immediatamente qualunque ulteriore divulgazione dei miei dati e a impedire l’accesso da parte della persona o dei soggetti responsabili indicati;
b) a procedere, entro _____________ giorni, all’identificazione dei soggetti che hanno avuto accesso ai dati e a comunicare l’elenco dei destinatari/terzi a cui i dati sono stati trasferiti;
c) a fornire idonea informativa sulle sanzioni disciplinari adottate nei confronti del personale responsabile e sulle misure adottate per evitare il ripetersi dell’evento;
d) a cancellare o anonimizzare i dati divulgati ove possibile, o a porre in essere altre misure adeguate di rimedio tecnico-organizzativo.
In assenza di adeguata e tempestiva risposta entro _____________ giorni, valuterò l’opportunità di segnalare l’accaduto al Garante e di promuovere azioni giudiziarie per la tutela dei miei diritti e per il risarcimento dei danni.
Data: _____________
Firma: _____________
Diffida per diffusione illecita di immagini o registrazioni audio/video
OGGETTO: Diffida per diffusione illecita di immagini/registrazioni e richiesta di rimozione e provvedimenti
Il/La sottoscritto/a _____________ segnala che in data _____________ sono state diffuse, senza il suo consenso, le seguenti immagini/registrazioni audio/video: _____________, reperibili su: _____________.
Considerata la natura sensibile delle immagini/registrazioni e la violazione del diritto alla riservatezza e all’immagine sanciti dal GDPR e dal Codice civile,
DIFFIDA
a) a rimuovere immediatamente e definitivamente dal sito web/piattaforma/profilo indicato ogni immagine o registrazione e ogni copia o riproduzione delle medesime;
b) a fornire conferma scritta dell’avvenuta rimozione e dell’impegno a non riutilizzare o diffondere ulteriormente i contenuti;
c) a comunicare i dati dei soggetti che hanno pubblicato o diffuso i contenuti e le modalità con cui è avvenuta la diffusione;
d) a porre in essere, entro _____________ giorni, ogni misura tecnica e organizzativa necessaria per prevenire ulteriori pubblicazioni e per impedire l’accesso non autorizzato (inclusa la segnalazione ai gestori delle piattaforme e la richiesta di delisting).
Si informa che, in mancanza di immediata rimozione e risposta entro _____________ giorni, si procederà senza ulteriore avviso alla segnalazione al Garante, alla richiesta di provvedimenti d’urgenza in sede civile e all’azione penale se configurabile il reato.
Data: _____________
Firma: _____________
Diffida per trattamento illecito a fini di marketing senza consenso
OGGETTO: Diffida per invio di comunicazioni/promozioni commerciali senza consenso e richiesta di cessazione
Il/La sottoscritto/a _____________ segnala di aver ricevuto in data/e _____________ le seguenti comunicazioni/promozioni commerciali indesiderate: _____________, non avendo prestato consenso al trattamento dei propri dati per finalità di marketing né essendo stato adeguatamente informato ai sensi dell’art. 13 GDPR.
Richiamando il divieto di trattare i dati personali per finalità di marketing senza previa base giuridica/consenso e il diritto di opposizione previsto dall’art. 21 GDPR,
DIFFIDA
a) a cessare immediatamente ogni invio di comunicazioni di marketing nei miei confronti tramite i canali: _____________ (es. e-mail, SMS, telefono, posta), e a rimuovere il mio contatto dalle liste di invio;
b) a fornire, entro _____________ giorni, copia della documentazione comprovante la base giuridica utilizzata per il trattamento (consenso, rapporto contrattuale, interesse legittimo), nonché la fonte da cui i miei dati sono stati acquisiti;
c) a confermare per iscritto l’avvenuta cancellazione dei miei dati per finalità di marketing e l’impegno a non effettuare ulteriori trattamenti analoghi senza mio espresso consenso;
d) a comunicare il nominativo del responsabile del trattamento e del DPO, se nominato, per eventuali ulteriori comunicazioni.
In assenza di adeguato riscontro e cessazione del trattamento entro _____________ giorni, provvederò a presentare formale reclamo al Garante e ad agire per la tutela dei miei diritti, ivi compresa la richiesta di risarcimento danni.
Data: _____________
Firma: _____________
Fac simile lettera di Diffida per violazione della privacy Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word della diffida per violazione della privacy, utile per personalizzare il testo in base alla specifica vicenda e per allegare la documentazione probatoria. Scaricando il file è possibile compilare i campi con i dati personali, le date e le richieste di rimedio prima di inviare la diffida al titolare del trattamento o al responsabile indicato.
