La relata di notifica è il documento con cui chi esegue una notificazione attesta in modo puntuale come, quando, dove e a chi ha dato conoscenza legale di un atto. Senza una relata corretta, la notificazione è vulnerabile a eccezioni di nullità o inesistenza, con conseguenze che vanno dalla rimessione in termini fino all’annullamento di interi procedimenti. La regola di fondo non cambia: la relata è la fotografia ufficiale dell’operazione di consegna, su carta quando la notifica avviene con modalità analogiche, in file firmato digitalmente quando la notificazione è telematica. Negli ultimi anni il quadro si è evoluto per effetto della progressiva digitalizzazione della giustizia e dell’attività amministrativa, della riforma del processo civile, della diffusione dei domicili digitali e dei registri pubblici degli indirizzi elettronici. Tutto questo non ha fatto venire meno l’importanza della relata; al contrario, ne ha rafforzato la funzione probatoria perché spesso la validità della notifica dipende dall’esattezza di poche righe che attestano sorgenti, strumenti e tempi della trasmissione.
Funzionamento della Relata di Notifica
Nel sistema tradizionale la relata è redatta dall’ufficiale giudiziario o dal messo, di pugno o a stampa, sullo stesso originale e sulla copia dell’atto da notificare, e contiene l’indicazione del soggetto che la compie, del titolo in forza del quale agisce, del destinatario, del luogo, del giorno e dell’ora, oltre alla modalità concreta di consegna e all’identità della persona che ha ricevuto l’atto se non coincide con il destinatario. La disciplina dell’articolazione della consegna rimane quella codicistica: consegna a mani proprie del destinatario quando è reperibile, consegna a persone di famiglia o addette alla casa o all’ufficio in caso di temporanea assenza, deposito presso il comune con affissione di avviso e spedizione di raccomandata quando ricorrono le condizioni di irreperibilità relativa, formalità particolari per le persone giuridiche e gli enti. L’ufficiale deve attestare con precisione il passaggio seguito, indicare gli esiti delle ricerche, i tentativi compiuti e l’eventuale spedizione di avvisi o raccomandate integrative, perché la validità della notifica dipende proprio dal rispetto sequenziale di questi passaggi. La relata è allora il perno che consente al giudice di verificare la correttezza dell’iter e al destinatario di difendersi sapendo che cosa è stato fatto, dove e quando.
Nelle notificazioni postali la relata dialoga con i moduli della raccomandata, con l’avviso di ricevimento e con la normativa speciale sulle notificazioni a mezzo posta. Quando l’ufficiale giudiziario si avvale della raccomandata per l’invio dell’atto o dell’avviso, deve dare conto nella relata della spedizione, degli estremi di tracciabilità e di come l’avviso di ricevimento è rientrato, perché non è raro che il giudice debba incrociare la data di spedizione, la giacenza, l’eventuale compiuta giacenza e la data di effettiva conoscenza. L’assenza di questi dati non è un semplice difetto formale: può rendere impossibile ricostruire il perfezionamento della notifica, con impatto diretto sulla decorrenza dei termini processuali. Anche la più semplice omissione, come la mancanza dell’ora in alcune fattispecie in cui il legislatore collega effetti giuridici al momento della consegna, può alimentare contenziosi che si sarebbero potuti evitare con un’attenzione in più.
L’ordinamento ha riconosciuto da tempo ai difensori la possibilità di notificare direttamente gli atti in proprio. In questo caso la relata non la scrive l’ufficiale giudiziario, ma il professionista che effettua la notifica e ne assume la responsabilità. Il contenuto, però, resta sostanzialmente sovrapponibile: occorre identificare con completezza il notificatore nella sua qualità, indicare l’atto e i suoi estremi, individuare il destinatario con il relativo indirizzo fisico o digitale, descrivere la modalità concreta di notifica adottata e attestare eventuali attività accessorie come l’estrazione di copie conformi o l’indicazione della fonte da cui è stato tratto l’indirizzo elettronico. Questo profilo è diventato cruciale con la diffusione della notifica via posta elettronica certificata, perché la validità dell’invio dipende anche dal fatto che l’indirizzo provenga da un registro pubblico affidabile, come l’indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti, il registro generale degli indirizzi elettronici della giustizia, il domicilio digitale delle persone fisiche quando eletto. La relata deve dirlo in modo esplicito, così da consentire a chi controlla la notificazione di verificare a posteriori la legittimità della scelta. È un dettaglio che fa la differenza: l’omissione non sempre comporta l’inesistenza, ma espone a eccezioni e può costringere a reiterare la notifica con perdita di tempo e di denaro.
La notifica telematica ha una struttura sua propria che la relata deve rispettare. Il difensore crea un messaggio di posta certificata, allega l’atto da notificare in formato conforme e firma digitalmente quando l’atto nasce nativo digitale o quando la normativa lo richiede. Se l’atto nasce su carta ed è stato scansionato, la relata deve contenere la dichiarazione di conformità all’originale cartaceo, con indicazione della responsabilità del notificatore per la corretta riproduzione. All’interno della relata telematica vanno indicati l’indirizzo PEC del destinatario, la fonte pubblica da cui è stato tratto, la descrizione degli allegati e, quando opportuno, la specificazione che l’atto è firmato digitalmente o che la copia è conforme. Il sistema genera due ricevute fondamentali, di accettazione e di avvenuta consegna, che, insieme alla relata firmata, compongono il fascio probatorio della notifica. L’insieme di questi elementi è ciò che occorre conservare e, in caso di contestazioni, produrre per dimostrare l’andata a buon fine della notificazione e il suo perfezionamento nei confronti del mittente e del destinatario secondo il principio del doppio momento perfezionativo.
La digitalizzazione ha portato con sé nuovi strumenti pubblici di notifica nel settore amministrativo e nel rapporto con i cittadini, ma il cuore tecnico-giuridico della relata non cambia. Anche quando la notifica viaggia su piattaforme istituzionali che centralizzano e certificano le fasi dell’invio, resta l’esigenza di tracciare in modo intellegibile a chi è stata indirizzata la comunicazione, su quale recapito digitale, a quale titolo il recapito era abilitato, quando l’atto è entrato nella disponibilità giuridica del destinatario e, se la normativa lo prevede, quando è stata perfezionata la compiuta giacenza digitale o analogica. In un contesto dove le date e gli orari sono spesso il discrimine tra atti tempestivi e tardivi, la relata ha un valore che va oltre il formalismo: è la chiave di lettura del tempo giuridico della notifica.
Da un punto di vista redazionale è utile pensare alla relata come a una dichiarazione testuale che deve consentire a un terzo imparziale di ricostruire la dinamica della consegna senza bisogno di integrazioni. Nei casi analogici il linguaggio deve essere semplice e privo di ambiguità, con i nomi correttamente riportati, il luogo identificato con indirizzo completo e la specificazione se si tratta di abitazione, domicilio, sede legale o luogo di lavoro. Quando la consegna avviene a persona diversa dal destinatario, l’indicazione del rapporto con il destinatario e la condizione di idoneità alla ricezione secondo la norma applicabile sono elementi di sostanza, tanto quanto la nota che dà conto dell’impossibilità di consegnare direttamente per assenza, rifiuto, temporanea incapacità. Nei casi di deposito e avviso la relata deve indicare il luogo del deposito, la forma dell’avviso, la spedizione della raccomandata informativa e ogni altro passaggio richiesto perché non sia messa in discussione la conoscibilità legale dell’atto.
Per la notifica a soggetti collettivi la relata deve riflettere le regole specifiche. La consegna in sede legale, il ricorso all’addetto alla sede, l’indicazione della qualifica e delle generalità della persona che riceve sono passaggi che fanno la differenza quando si discute dell’efficacia della notifica. La prassi dimostra che molte eccezioni nascono da relata troppo laconiche, dove non è chiaro chi abbia materialmente ricevuto l’atto e con quale rapporto con l’ente. Anche in PEC questo tema si ripropone sotto forma di verifica del domicilio digitale effettivo dell’ente o della società e della sua iscrizione nei registri rilevanti. La relata che indica la fonte pubblica da cui è stato tratto l’indirizzo e che ne riporta la qualifica come domicilio digitale valido al momento dell’invio è spesso sufficiente a prevenire contestazioni.
Gli errori frequenti sono tre. Il primo è la mancanza di uno o più elementi essenziali, come la data, l’ora o il luogo specifico, che non sempre sono sanabili attraverso il principio del raggiungimento dello scopo, soprattutto quando l’assenza impedisce di accertare la tempestività della notifica. Il secondo riguarda l’errata individuazione del destinatario o del suo recapito, che si traduce in relata formalmente pulita ma sostanzialmente inutile perché l’atto è finito altrove. Il terzo riguarda la notifica telematica: l’omessa indicazione della fonte dell’indirizzo PEC, l’assenza della dichiarazione di conformità quando si trasmettono copie per immagine di originali analogici, la conservazione incompleta delle ricevute, con il risultato di non poter dimostrare l’avvenuta consegna. In tutti questi casi la diligenza redazionale è un investimento che evita di dover ripetere la notifica e di discutere su vizi facilmente prevenibili.
La questione della sanatoria dei vizi della relata merita un cenno. La giurisprudenza ha più volte affermato che non ogni difetto della relata determina l’inesistenza della notificazione. Quando l’atto è comunque pervenuto nella sfera di conoscenza del destinatario e l’obiettivo legale della notifica è stato raggiunto, il vizio può essere sanato, fermo restando il diverso discorso per i termini decadenziali e per le ipotesi in cui la documentazione della notifica serva a provare proprio la tempestività dell’atto. In altre parole, la relata insufficiente può non affondare l’atto se è possibile dimostrare che il destinatario ha ricevuto tempestivamente e integralmente la comunicazione, ma fare affidamento sulla sanatoria è sempre un rischio inutile rispetto alla cura preventiva.
Il tema del formato è anch’esso centrale. La relata cartacea si sottoscrive in modo autografo, in calce o a margine dell’originale e della copia; la relata telematica si sottoscrive con firma digitale, preferibilmente in formato che non alteri la leggibilità del file e la compatibilità con i sistemi. La data e l’ora che contano non sono quelle interne al file, ma quelle risultanti dai sistemi di trasmissione e dalle ricevute, perciò va predisposta una conservazione ordinata che metta in relazione la relata, l’atto notificato e le ricevute, con denominazioni coerenti e un fascicolo digitale facilmente esportabile. Anche questo è un profilo che incide sulla difendibilità della notifica nel tempo, specialmente quando l’atto deve rimanere opponibile per anni.
In un contesto che tende sempre più a favorire la notifica digitale e il domicilio elettronico, la relata conserva la sua funzione di cerniera tra la volontà del notificante e la conoscenza legale del destinatario. Per chi notifica, scrivere una relata completa, verificare la fonte del recapito, firmare correttamente e conservare le prove significa presidiare l’efficacia degli atti. Per chi riceve, una relata chiara consente di esercitare il diritto di difesa senza sorprese. L’equilibrio tra formalismo e sostanza si gioca su poche informazioni fondamentali: chi ha notificato, a chi, con quale mezzo, dove e quando. Tutto il resto sono conseguenze, spesso costose, della cura o della trascuratezza con cui quelle informazioni vengono messe nero su bianco.
Quando si scrive la relata di notifica, dunque, occorre pensare al giudice che dovrà verificare la tempestività e la correttezza, all’avvocato della controparte che cercherà il punto debole, al collega che fra mesi o anni dovrà recuperare quel fascicolo e ricostruire l’operazione. Questa prospettiva aiuta a scegliere parole univoche, a evitare scorciatoie, a riportare ogni indicazione che sarà utile in futuro. Nel mondo analogico significa curare la calligrafia o la stampa, evitare sigle incomprensibili, riportare i numeri civici completi, dare conto dei tentativi andati a vuoto e delle formalità sostitutive. Nel mondo digitale significa compilare una relata che espliciti la fonte dell’indirizzo, la natura degli allegati, la presenza della firma digitale, e poi salvare con ordine le ricevute, magari accompagnandole con una breve nota esplicativa. La relata non è un orpello, è la garanzia che l’atto di cui porta la memoria possa durare nel tempo con la stessa forza con cui è stato concepito.
Esempio Relata di Notifica
Relata di notifica con dichiarazione ex art. 137 co. 7 c.p.c. (in vigore dal 28.02.2023 ex d.lgs 149/2022 – L. 197/2022 e D.L. 198/2022)
Il sottoscritto Avv. ___, quale procuratore e difensore di ____________, chiede all’Ufficio Unico Notifiche Civili presso la Corte di Appello di ___, di procedere alla notifica dell’atto suesteso ed a tal fine dichiara che (indicare, tra i seguenti suggerimenti, le dichiarazioni più appropriate al caso specifico):
• la notifica riguarda un procedimento instaurato prima del 28.02.2023;
• il destinatario non è titolare di posta elettronica certificata/domicilio digitale risultante dai pubblici elenchi previsti dalla normativa vigente;
• non è stato possibile eseguire la notifica a mezzo posta elettronica certificata ovvero la notifica a mezzo posta elettronica certificata ha avuto esito negativo per causa non imputabile al destinatario;
• non è stato possibile eseguire la notifica a mezzo posta elettronica certificata ovvero la notifica a mezzo posta elettronica certificata ha avuto esito negativo per causa imputabile al destinatario, ma non è stato possibile procedere all’inserimento dell’atto nell’area web prevista dell’art. 359 del Codice della Crisi di Impresa e dell’Insolvenza, in quanto al momento, ancora non istituito
__, li __ (Luogo e data)
Avv. __ (sottoscrizione avvocato)
Ufficio giudiziario di __ – U.N.E.P.
Relata di notifica
Io sottoscritto funzionario dell’U.N.E.P. di ___, ad istanza dell’Avv. ___, quale difensore di ___ e vista la dichiarazione del medesimo ai sensi dell’art. 137, co. 7, c.p.c., ho notificato copia del suesteso atto al Sig. ___, presso la sua residenza in ___, Via ___,
ivi consegnandone copia a mano di ___
Modello Relata di Notifica Word
Di seguito è possibile trovare il fac simile relata di notifica Word da scaricare.
