Il ricorso a un sollecito di pagamento si ha nei casi in cui il creditore voglia ottenere il pagamento dell’obbligazione da parte del debitore, prima di adire le vie legali. Da un punto di vista formale, vi è differenza tra sollecito di pagamento e diffida di pagamento. La diffida di pagamento, infatti, è scritta da un avvocato e tende ad avere un tono più categorico, formale, contrariamente al sollecito di documento, il cui tono resta amichevole e si pone lo scopo di riscuotere quanto prima il dovuto, ricordando al debitore l’avvenuta scadenza del pagamento. In altre parole, con il sollecito di pagamento siamo ancora alle fasi iniziali di tentativo di recupero di un credito dubbio, dopo che è passato infruttuosamente il termine entro cui esso avrebbe dovuto essere riscosso.
Come Fare Sollecito di Pagamento
Per questo motivo il tono della missiva dovrebbe rimanere amichevole, quasi a fare intendere al debitore di essere incorso in una dimenticanza e non in una mancata volontà vera e propria di adempiere all’obbligazione. Per questo, in un sollecito di pagamento non compaiono un tono perentorio e un termine entro cui adempiere all’obbligazione e scaduto il quale si adirebbero le vie legali, trattandosi di elementi tipici proprio di una diffida. Il tono amichevole serve sia a differenziare la lettera di sollecito di pagamento dalla diffida che a non deteriorare le relazioni con il debitore, nutrendo una credibile speranza che questi possa ancora per intero e al più presto pagare il dovuto.
Per il resto, un sollecito contiene gli stessi elementi di una diffida, come l’importo da pagare e la causale del pagamento, e la stessa forma dell’invio, ovvero tramite raccomandata o posta elettronica certificata.
A parte il tono utilizzato in una lettera di sollecito, le conseguenze per le parti sono le stesse di una diffida, ovvero dalla data di ricevimento della missiva, il debitore è costituito in mora e da essa scattano gli eventuali interessi moratori. Pertanto, nel caso in cui il debitore si rifiutasse ancora di pagare, il creditore avrebbe titolo per rivolgersi al giudice e per pretendere non solo la riscossione del capitale, ma anche degli interessi, a partire dal giorno in cui il debitore ha ricevuto la lettera di sollecito. Non solo, ma nella stessa data si interrompe la prescrizione del credito, per cui questa decorre dal nuovo termine, a tutto vantaggio del creditore, che godrà così di tempi più lunghi per fare valere le proprie pretese.
Proprio per essere in grado di usufruire dei vantaggi sul piano legale, si consiglia sempre di tenere la cartolina con l’avviso di ricevimento e la ricevuta di consegna inviata tramite PEC. In questo modo si possiede una prova valida dell’invio della missiva e della relativa data. Pertanto, ribadiamo che un sollecito di pagamento dovrebbe essere inviato nelle due modalità sopra elencate, ovvero tramite PEC o raccomandata con ricevuta di ritorno, al fine di renderlo utilizzabile sul piano legale, nel caso di procrastinato ritardo nell’adempimento dell’obbligazione da parte del debitore.
Non è necessario che la missiva venga firmata da un avvocato. Risulta essere opinione comune, tuttavia, che se ciò accade, la lettera assuma un valore più formale. In questo caso, come abbiamo accennato sopra, bisogna scegliere tra due alternative, il mantenimento di un tono amichevole, se si presuppone che il ritardo nel pagamento sia legato a una qualche dimenticanza o non sia, in ogni caso, frutto della mancata volontà del debitore di adempiere all’onere, o la firma di un legale, al fine di dare alla lettera un tono più formale e sperare così di indurre più facilmente il debitore a pagare, non fosse altro per timore di essere citato davanti al giudice, con tutte le relative spese e il dispendio di energia e tempo che ne seguirebbero.
Esiste una terza possibilità per il creditore, ovvero l’invio del sollecito con mail ordinaria o con una lettera non raccomandata. In questi casi, la missiva non produce gli effetti legali di cui sopra, ma serve a richiamare l’attenzione del debitore sul pagamento non effettuato. In sostanza, il tono è bonario ed espresso con modalità informali. Il solo fatto che il debitore riceva un sollecito di pagamento con raccomandata o tramite posta elettronica certificata dovrebbe convincerlo che, per quanto amichevole sia il tono, il creditore potrebbe utilizzare tale missiva a fini legali. Che non vi sia la firma di un avvocato è solo un dettaglio senza effetti giuridici concreti. Se compare anche tale firma, poi, siamo davanti a una quasi diffida, per quanto non sul piano formale.
L’invio di un sollecito di pagamento è un atto non necessario, perché il creditore, terminato infruttuosamente il termine entro cui avrebbe dovuto riscuotere l’importo, ha titolo per spedire al creditore una lettera di diffida o per recarsi direttamente dal giudice per fargli emanare un decreto ingiuntivo nei confronti del debitore.
Cerchiamo di capire cosa conviene fare, quando a una certa data non abbiamo ricevuto un pagamento. Per prima cosa, si consiglia di fare trascorrere qualche giorno. Per una qualche ragione, infatti, il pagamento potrebbe essere stato solamente ritardato, per cui è opportuno attendere. Supponiamo che una settimana basti e avanzi. A questo punto, si scrive la lettera di sollecito e la si invia senza firma di un legale al debitore, ricordandogli che alla data X già scaduta era dovuto un pagamento, in virtù di una fattura o un contratto, invitando il debitore a provvedere al più presto ad adempiere all’obbligazione, ma senza indicare entro quale termine e senza utilizzare un tono perentorio. Al contrario, nel sollecito dovrebbe anche comparire una formula, del tipo, i nostri uffici rimangono a disposizione per eventuali chiarimenti. In questo modo, il rapporto con la controparte è mantenuto, ma allo stesso tempo lo si avverte dell’inadempimento.
A questo punto, tocca al debitore. Nel caso migliore, egli effettuerà quanto prima il pagamento e il caso è chiuso. In una seconda ipotesi, la peggiore, questi continua a rimanere inadempiente e nemmeno risponde alla missiva. In un’ipotesi intermedia, poi, non effettua il pagamento, ma risponde in un qualche modo, anche attraverso una chiamata telefonica o altra via informale, per avvertire il creditore che il pagamento sarà effettuato al più presto o per spiegare le ragioni per cui non potrà provvedere in tempi brevi.
In questo ultimo caso, spetta al creditore decidere se accettare di concedere una dilazione di pagamento o mettersi al sicuro con la formalizzazione dell’inadempimento, mentre non vi è dubbio nel caso di mancata risposta e di mancato pagamento, che la cosa migliore da fare sia di ricorrere all’invio di una diffida firmata da un avvocato, magari a distanza di pochi giorni dall’invio del sollecito. Se si ritiene grave la situazione, il creditore può anche scegliere di chiedere al giudice di emanare un decreto ingiuntivo.
In ogni caso, un sollecito di pagamento, formale o informale che venga redatto, dovrebbe sempre contenere questi dati essenziali. estremi identificativi del creditore, estremi identificativi del debitore, l’importo da pagare, la data di scadenza del pagamento, la causale del pagamento e le modalità con cui effettuarlo. Infine, non resta che firmare la missiva in prima persona o in qualità di rappresentante legale dell’impresa creditrice o ancora di legale della stessa.
Esempio Sollecito di Pagamento
Modello 1 — Primo sollecito cordiale (promemoria bonario)
Oggetto: Sollecito pagamento fattura n. ____________ del ____________
Spett.le/Gentile ____________,
con la presente Vi/La informiamo che la fattura n. ____________ emessa in data ____________, con scadenza ____________, relativa a ____________, risulta ad oggi insoluta per € ____________ (imponibile € ____________ + IVA € ____________).
Vi/La invitiamo cortesemente a provvedere al saldo entro il ____________ tramite bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Saldo fattura n. ____________ del ____________ – ____________”. Qualora il pagamento sia già stato disposto, Vi/La preghiamo di inviarci cortese conferma/CRO a ____________. Restiamo a disposizione per eventuali chiarimenti.
Cordiali saluti
Ufficio Amministrazione – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Modello 2 — Sollecito formale B2B (richiamo D.Lgs. 231/2002)
Oggetto: Sollecito formale pagamento fattura n. ____________ scaduta il ____________
Spett.le ____________,
alla data odierna la fattura n. ____________ del ____________, scadenza ____________, per la fornitura/servizio ____________, risulta insoluta per € ____________ (imponibile € ____________ + IVA € ____________).
Ai sensi del D.Lgs. 231/2002, dal giorno successivo alla scadenza maturano automaticamente gli interessi moratori al tasso di riferimento vigente, oltre all’indennizzo forfettario per i costi di recupero pari a € 40,00, salvi i maggiori oneri documentati. Vi invitiamo a corrispondere l’importo dovuto, comprensivo degli accessori maturati, entro e non oltre il ____________ su IBAN ____________, causale “Fatt. n. ____________ – ____________”. In difetto, ci riserviamo di procedere con messa in mora e ricorso per decreto ingiuntivo.
Distinti saluti
Responsabile Crediti – ____________
PEC: ____________ | Tel. ____________
Modello 3 — Sollecito a consumatore/privato (tono chiaro e garbato)
Oggetto: Promemoria pagamento fattura n. ____________ del ____________
Gentile Sig./Sig.ra ____________,
La contattiamo in merito alla fattura n. ____________ emessa il ____________, scaduta il ____________, relativa a ____________, per l’importo di € ____________. La preghiamo di procedere al saldo entro il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, indicando in causale “Saldo fattura n. ____________ – ____________”.
In mancanza di tasso convenzionale, sul ritardo decorrono gli interessi legali ex art. 1224 c.c. Qualora avesse già provveduto, La invitiamo a ignorare la presente e a inviarci cortese conferma dell’avvenuto pagamento a ____________.
Cordialmente
E-mail: ____________ | Tel. ____________
Modello 4 — Sollecito con proposta di piano di rientro (rateizzazione)
Oggetto: Sollecito pagamento e proposta piano di rientro – fattura/e ____________
Spett.le ____________,
alla data odierna risultano insolute la/e fattura/e n. ____________ del ____________ per complessivi € ____________. Al fine di definire rapidamente la posizione, proponiamo il seguente piano di rientro: acconto di € ____________ entro il ____________ e n. ___ rate mensili da € ____________ ciascuna, con scadenza il giorno ___ di ogni mese a partire da ____________, oltre agli interessi di mora applicabili.
Vi chiediamo cortese conferma entro il ____________ e, in caso di accettazione, il versamento dell’acconto su IBAN ____________, causale “Acconto piano rientro – fatt. ____________”. In mancanza di riscontro, resterà fermo l’invito a saldare integralmente entro la stessa data, con riserva di intraprendere le azioni di tutela.
Cordiali saluti
Ufficio Amministrazione – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso azioni legali
Oggetto: Ultimo sollecito prima di messa in mora – fattura n. ____________ scaduta il ____________
Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, permane l’insoluto relativo alla fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per € ____________ oltre accessori. Vi intimiamo di provvedere al pagamento entro e non oltre il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________, causale “Saldo fattura n. ____________ – ____________”.
Decorso inutilmente tale termine, procederemo senza ulteriore avviso all’invio di formale messa in mora e alle azioni di recupero (decreto ingiuntivo, esecuzione), con aggravio di interessi, spese e competenze, e, se rapporto B2B, applicazione del D.Lgs. 231/2002. Eventuali contestazioni dovranno pervenirci per iscritto entro il medesimo termine, corredate da documentazione.
Distinti saluti
Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC: ____________ | Tel. ____________
Fac Simile Sollecito di Pagamento
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