La diffida per amministratore condominio inadempiente è un atto formale con cui i condomini, o un rappresentante legittimato dall’assemblea, richiedono all’amministratore di adempiere a specifici obblighi inerenti la gestione del condominio. Serve a manifestare in forma scritta e documentata l’esistenza di un inadempimento, a fissare un termine per la sua regolarizzazione e a riservarsi l’esercizio di ulteriori azioni, sia stragiudiziarie sia giudiziarie, qualora l’amministratore non provveda nei termini. La diffida costituisce spesso il primo passo formale per la tutela degli interessi condominiali e per mettere l’amministratore in stato di responsabilità formale, rendendo più agevole l’eventuale azione successiva per la revoca dell’incarico, per il risarcimento dei danni o per il recupero di somme.
Come scrivere una Diffida per amministratore condominio inadempiente
La redazione di una diffida indirizzata all’amministratore condominiale richiede un linguaggio chiaro, preciso e circostanziato, capace di ricostruire i fatti in modo documentato e di indicare le ragioni giuridiche e le conseguenze di legge. La premessa deve contenere l’indicazione completa del condominio e, se possibile, dei riferimenti catastali o dell’indirizzo, nonché il riferimento alla persona fisica o giuridica che ricopre la funzione di amministratore.
È opportuno richiamare il quadro normativo di riferimento in termini generali, indicando che l’amministratore è tenuto a rispettare gli obblighi previsti dalla normativa vigente in materia condominiale e dal regolamento di condominio, richiamando in termini generali gli articoli del codice civile applicabili, senza però sostituirsi a pareri legali specifici quando la situazione richieda un esame professionale.
La ricostruzione dei fatti deve essere cronologica e priva di valutazioni emotive: occorre descrivere le omissioni o le violazioni contestate, con indicazione di date, circostanze e, quando esistono, documenti che comprovino quanto affermato, quali verbali di assemblea, richieste precedenti, preventivi, fatture o estratti conto.
Una diffida efficace non si limita a lamentare l’inadempimento ma formula una richiesta concreta e tempestiva di adempimento: va pertanto specificato l’oggetto dell’obbligo che si intima di porre in essere, ad esempio la convocazione dell’assemblea, la produzione del rendiconto consuntivo e dei giustificativi di spesa, l’esecuzione di interventi urgenti di manutenzione e messa in sicurezza, o l’attuazione di delibere assembleari. È necessario indicare un termine perentorio entro il quale si richiede l’adempimento e che sia ragionevole rispetto alla natura dell’obbligazione; tale termine deve essere espresso in giorni a partire dalla ricezione della diffida e, per aumentarne l’efficacia probatoria, la diffida dovrebbe essere notificata mediante strumenti che attestino la ricezione, come la raccomandata con avviso di ricevimento o la posta elettronica certificata (PEC), se l’amministratore ne è destinatario.
Nella diffida bisogna infine esplicitare le conseguenze del mancato adempimento entro il termine indicato: la riserva di agire per tutte le vie di tutela, ivi comprese le azioni per la revoca dell’amministratore, la richiesta di risarcimento dei danni e il recupero delle somme indebitamente erogate, nonché la facoltà di provvedere d’urgenza a spese dell’amministratore per interventi necessari alla sicurezza. È utile, quando possibile, quantificare le somme contestate o indicare che l’importo è da determinare a seguito di verifica contabile, riservandosi la verificazione attraverso accesso ai registri e documenti contabili. Allegare l’elenco della documentazione inviata o delle evidenze a disposizione rafforza la chiarezza dell’atto.
L’impostazione del tono deve rimanere formale e professionale: la diffida non deve contenere minacce gratuite, linguaggio offensivo o affermazioni non verificabili, poiché ciò potrebbe indebolire la posizione di chi la invia e avere conseguenze processuali. È invece opportuno che la diffida contenga riferimenti alle deliberazioni assembleari eventualmente non rispettate, con indicazione di data e numero del verbale, quando si contesta la mancata esecuzione di una delibera.
La forma e la notificazione della diffida sono elementi centrali per garantirne l’efficacia. La modalità di invio mediante raccomandata A/R o PEC consente di documentare la tempestività e la ricezione, circostanze che possono risultare decisive in sede giudiziaria. Quando la questione riguarda il rendiconto o la gestione contabile, la diffida dovrebbe richiedere espressamente la produzione della documentazione probatoria entro un termine definito e prevedere, in mancanza, la richiesta di restituzione delle somme ritenute indebitamente erogate, con riserva di accertamento.
Nel caso di lavori urgenti, la diffida dovrebbe delimitare la natura dell’urgenza e indicare che, in assenza di provvedimenti, si provvederà d’urgenza a cura e spese dell’amministratore, facendo salva la richiesta di risarcimento. La lucidità nella descrizione degli adempimenti richiesti e la chiarezza delle scadenze aiutano a creare le condizioni per una rapida soluzione bonaria, evitando il contenzioso quando ciò è possibile.
Dal punto di vista processuale, la diffida svolge anche una funzione preparatoria: dimostra la volontà di definire la questione in via stragiudiziale e può incidere sulle valutazioni del giudice circa l’esercizio del diritto di credito o la legittimità di azioni successive. Per questo motivo, è spesso indicato predisporre la diffida in forma tale da poter essere agevolmente esibita in sede giudiziaria, allegando la documentazione che ne attesti il contenuto. Se la situazione dovesse evolvere in contenzioso, l’atto di diffida fungerà da prova della pretesa e dei termini assegnati.
In caso di dubbi sulla correttezza delle contestazioni o sulla natura degli obblighi spettanti all’amministratore, è consigliabile richiedere il parere di un professionista esperto in diritto condominiale prima di inviare la diffida, per evitare errori formali che possano compromettere la tutela dei diritti del condominio. Infine, è opportuno che la diffida sia firmata da chi ne ha legittimazione e che venga conservata copia della ricevuta di spedizione e dei documenti inviati, per rendere più agevole ogni successiva iniziativa.
Esempio lettera di Diffida per amministratore condominio inadempiente
Diffida 1 — Generica
Oggetto: Diffida ex art. ____ – Inadempimento obblighi di amministrazione condominiale
Con la presente si diffida l’amministratore condominiale ad adempiere agli obblighi inerenti la gestione del condominio sito in _____________, identificato in _____________ (foglio/particella/indirizzo), relativamente a quanto di seguito specificato: _____________.
In particolare, si contestano le seguenti inadempienze: _____________.
Si intima di porre immediato rimedio entro e non oltre il termine perentorio di _________ giorni dalla ricezione della presente, procedendo a:
- _____________________________ ;
- _____________________________ ;
- _____________________________ .
Decorsi inutilmente i suddetti termini, si darà mandato per l’adozione di tutte le iniziative giudiziarie e stragiudiziarie necessarie per la tutela degli interessi condominiali, con richiesta di risarcimento dei danni e del rimborso delle spese sostenute, oltre agli eventuali oneri accessori.
Luogo e data: _____________
Firma e ruolo: _____________
Diffida 2 — Mancata convocazione assemblea
Oggetto: Diffida per mancata convocazione assemblea condominiale
In relazione al condominio sito in _____________, si diffida formalmente l’amministratore a convocare l’assemblea condominiale entro e non oltre _________ giorni dalla ricezione della presente, ai sensi dell’art. _____________ c.c. e del regolamento condominiale, per discutere e deliberare sui seguenti punti all’ordine del giorno: _____________.
Si intima altresì a trasmettere, contestualmente alla convocazione, la documentazione necessaria (bilancio preventivo/consuntivo, rendiconto, preventivi lavori, verbali precedenti) entro _________ giorni.
In mancanza si procederà con le azioni previste dalla legge e dal regolamento, inclusa la richiesta di revoca dell’incarico e il risarcimento dei danni eventualmente patiti dal condominio.
Luogo e data: _____________
Firma e ruolo: _____________
Diffida 3 — Mancato rendiconto e gestione contabile
Oggetto: Diffida per mancata presentazione rendiconto e irregolarità contabili
Con la presente si diffida l’amministratore a consegnare il rendiconto consuntivo relativo all’esercizio _____________ e la documentazione contabile giustificativa (copia dei mandati e delle quietanze, estratti conto bancari, ricevute di pagamento) entro _________ giorni dalla ricezione della presente.
Si contestano inoltre le seguenti irregolarità: _____________ (es. pagamenti non documentati, omissioni, spese non autorizzate).
In difetto si richiede sin d’ora la restituzione di eventuali somme indebitamente erogate per un importo presunto di € _____________, con riserva di accertamento e di agire per la revoca dell’incarico e per il risarcimento dei danni.
Luogo e data: _____________
Firma e ruolo: _____________
Diffida 4 — Mancata esecuzione lavori urgenti / sicurezza
Oggetto: Diffida per mancata esecuzione interventi urgenti di manutenzione/sicurezza
Si diffida l’amministratore a provvedere, con immediatezza e comunque entro il termine perentorio di _________ giorni dalla ricezione della presente, all’esecuzione dei lavori urgenti necessari per la sicurezza e il decoro del condominio sito in _____________, nello specifico: _____________ (es. riparazione ascensore, messa in sicurezza impianto elettrico, impermeabilizzazione).
Si richiede altresì di produrre copia del preventivo, della ditta incaricata e del cronoprogramma dei lavori entro _________ giorni.
In difetto si procederà d’urgenza a far eseguire i lavori a cura e spese dell’amministratore, riservandosi il condominio di addebitare le somme necessarie e di agire per il risarcimento dei danni e per la revoca dell’incarico.
Luogo e data: _____________
Firma e ruolo: _____________
Diffida 5 — Mancata ottemperanza a delibere assembleari
Oggetto: Diffida per mancata esecuzione di delibere assembleari
Si diffida l’amministratore ad eseguire integralmente e senza ulteriori ritardi la/e delibera/e assembleare/i adottata/e in data _____________ riguardante: _____________ (indicare oggetto della delibera, numero del verbale e punti approvati).
Si intima l’adempimento entro il termine perentorio di _________ giorni dalla ricezione della presente, con obbligo di comunicare per iscritto le modalità e i tempi di attuazione entro _________ giorni.
In difetto, si procederà a richiedere l’adozione delle misure previste dalla legge, incluso il risarcimento per eventuali danni e la proposta di revoca dell’amministratore, fatti salvi ulteriori rimedi a tutela del condominio.
Luogo e data: _____________
Firma e ruolo: _____________
Fac simile lettera di Diffida per amministratore condominio inadempiente Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word della diffida per amministratore condominio inadempiente, pronto per essere adattato ai dati specifici del vostro condominio e inviato con le modalità preferite per la notifica. Si raccomanda di completare tutti i campi, allegare la documentazione di supporto e verificare la forma di invio (PEC o raccomandata A/R) per avere prova della ricezione.
