La diffida al Direttore dei Lavori è un atto scritto con cui il committente o il soggetto titolare dei poteri di controllo richiede formalmente al Direttore dei Lavori l’adempimento di specifici obblighi contrattuali, tecnici o di sicurezza relativi ad un cantiere, fissando un termine per la regolarizzazione della situazione e riservandosi l’esercizio delle azioni consequenziali in caso di inerzia.
Come scrivere una Diffida al direttore dei lavori
La redazione di una diffida indirizzata al Direttore dei Lavori richiede attenzione sia alla forma sia al contenuto sostanziale, poiché l’atto assume valore probatorio e condiziona le successive iniziative esecutive o risarcitorie.
Identificazione delle parti: occorre innanzitutto identificare con precisione le parti coinvolte: indicare il nome del committente o del soggetto che diffida, i riferimenti anagrafici e i recapiti, quindi identificare inequivocabilmente il Direttore dei Lavori destinatario della diffida, con eventuale riferimento al titolo conferito e al contratto nel quale è previsto l’incarico.
Richiamo degli elementi contrattuali: la diffida deve richiamare in apertura gli elementi essenziali del rapporto contrattuale o amministrativo che legittimano la richiesta, come il numero del contratto, la data di stipula, la descrizione dell’opera e l’ubicazione del cantiere; tali riferimenti permettono di collegare l’inadempimento contestato ad obblighi specifici.
Descrizione dei fatti: è fondamentale descrivere in modo chiaro e circostanziato i fatti che costituiscono la base della contestazione: non è sufficiente un richiamo generico a “inadempienze” o “ritardi”, ma è opportuno elencare le attività, le fasi o i comportamenti ritenuti non conformi, indicando se possibile date, sopralluoghi, verbali pregressi e la documentazione che attesta le anomalie.
Oggetto della richiesta: la richiesta di adempimento deve contenere un oggetto preciso, ossia la richiesta di porre rimedio a vizi, difformità o omissioni, nonché l’indicazione del risultato atteso e dei riferimenti tecnici o contrattuali a cui conformarsi, come il progetto approvato, il capitolato o specifiche norme tecniche.
Termine perentorio: un elemento cruciale è l’indicazione di un termine perentorio entro il quale il Direttore dei Lavori deve intervenire; il termine dovrebbe essere congruo rispetto alla natura dell’intervento richiesto, tenendo conto dell’urgenza, della necessità di apprestare risorse tecniche e delle esigenze di sicurezza.
Modalità di rendicontazione: nella diffida è inoltre opportuno precisare le modalità con cui il destinatario dovrà rendicontare l’avvenuto intervento, indicando se è richiesta la trasmissione di una relazione tecnica dettagliata, la produzione di documentazione di cantiere o la convocazione di un sopralluogo congiunto.
Conseguenze del mancato adempimento: la diffida deve chiarire le conseguenze del mancato adempimento: per esempio la facoltà di eseguire in danno le opere necessarie a regolarizzare la situazione, l’applicazione di penali previste dal contratto, la richiesta di risarcimento dei danni subiti e la segnalazione agli organi di vigilanza competenti in materia di sicurezza.
Norme di riferimento: è raccomandabile, ove rilevante, indicare le norme di riferimento la cui violazione si contesta, come prescrizioni tecniche, obblighi contrattuali o regole di sicurezza sul lavoro, senza tuttavia sostituirsi a un’interpretazione normativa esauriente che può richiedere consulenza specialistica.
Forma e documentazione: sul piano formale la diffida deve essere redatta in modo chiaro e professionale, firmata dal soggetto legittimato e corredata delle copie della documentazione citata a supporto della contestazione; la produzione di documenti allegati rafforza la fondatezza dell’atto e facilita eventuali procedure successive.
Modalità di notificazione: per ragioni probatorie è fondamentale indicare la modalità di notificazione o di trasmissione della diffida: raccomandata con avviso di ricevimento, PEC, consegna a mano con ricevuta o altro mezzo idoneo a provare la ricezione, nonché conservare copia dell’atto e delle ricevute di inoltro.
Sicurezza sul lavoro: nel caso di questioni concernenti la sicurezza sul lavoro, la diffida può esigere misure immediate e temporanee finalizzate alla protezione dei lavoratori e dei terzi; in tali ipotesi il termine per l’adempimento può essere molto breve e la diffida deve esplicitare la necessità di interventi urgenti unitamente alla riserva di segnalare eventuali criticità agli organi di controllo.
Tono e professionalità: è importante mantenere un tono risoluto ma professionale, evitando formule denigratorie o minacciose che non aggiungono valore legale e potrebbero compromettere la relazione contrattuale; la diffida ha valore come atto preventivo e come presupposto per azioni successive, quindi la chiarezza e la documentazione di supporto sono strumenti decisivi.
Consulenza specialistica: la redazione di una diffida particolarmente complessa o quando siano in gioco rilevanti somme, rischi di sicurezza o questioni tecniche delicate, dovrebbe prevedere il coinvolgimento di un consulente legale e, se necessario, di un esperto tecnico che possa predisporre la relazione da allegare.
Tutele successive: infine, la diffida non rappresenta di per sé l’esaurimento delle tutele: essa è spesso il passaggio formale necessario per attivare meccanismi contrattuali e giudiziari, e il soggetto che diffida deve essere pronto a monitorare i termini concessi, a valutare la risposta del Direttore dei Lavori e a intraprendere, ove opportuno, le azioni amministrative o giudiziarie successive per la tutela dei propri diritti.
Esempio lettera di Diffida al direttore dei lavori
Modello 1 – Diffida generica
Oggetto: Diffida ad adempiere e a porre rimedio alle inadempienze relative ai lavori di _____________
Con la presente, ai sensi degli obblighi contrattuali e di legge, si diffida il Direttore dei Lavori a voler provvedere, senza ulteriore indugio, alle attività e ai controlli necessari relativi al cantiere ubicato in _____________, inerente il contratto n. _____________ del _____________, e a conformare le prestazioni al progetto, al capitolato ed alle prescrizioni tecniche.
Si intima di:
- provvedere entro e non oltre il termine di _____________ giorni dalla ricezione della presente a quanto sopra indicato;
- inviare, entro lo stesso termine, relazione scritta dettagliata con l’indicazione delle azioni intraprese e dei tempi di completamento: _____________;
- porre in essere eventuali azioni correttive indicate nella relazione tecnica: _____________.
Si avverte che, decorso inutilmente il termine sopra indicato, si procederà, a cura e spese del responsabile, con le attività sostitutive e con la richiesta di risarcimento di ogni danno subito, oltre ad eventuali segnalazioni agli organi competenti.
Luogo e data: _____________
Modello 2 – Diffida per ritardi nell’esecuzione dei lavori
Oggetto: Diffida per ritardo nell’esecuzione dei lavori e richiesta di rimedio immediato
Premesso che i lavori relativi a _____________, commissionati con contratto n. _____________ in data _____________, risultano in ritardo rispetto al cronoprogramma approvato, con la presente si diffida il Direttore dei Lavori a:
- far riprendere e accelerare le attività necessarie per il recupero dei tempi entro e non oltre _____________ giorni dalla ricezione della presente;
- presentare un piano di rientro dettagliato, comprensivo di risorse, mezzi e modalità operative, entro _____________ giorni;
- comunicare eventuali cause di forza maggiore documentate: _____________.
Si riserva sin d’ora ogni azione prevista dal contratto e dalla normativa vigente, inclusa l’applicazione di penali contrattuali e la richiesta di risarcimento danni.
Luogo e data: _____________
Modello 3 – Diffida per opere non conformi o difformi
Oggetto: Diffida per opere non conformi a progetto/capitolato e richiesta di rimozione e ripristino
Con riferimento ai lavori effettuati presso _____________ e in particolare alle opere relative a _____________, si comunica che sono state riscontrate le seguenti difformità/non conformità: _____________.
Si diffida il Direttore dei Lavori a:
- provvedere alla pronta rimozione e al ripristino delle opere non conformi secondo le specifiche progettuali e quanto previsto dal capitolato, entro il termine perentorio di _____________ giorni;
- predisporre e trasmettere una relazione tecnica correttiva e cronoprogramma delle opere rettificative entro _____________ giorni;
- assumere ogni iniziativa necessaria per evitare ulteriori danni e pericoli per utenti e terzi: _____________.
In difetto di tempestivo adempimento si procederà, senza ulteriore avviso, all’esecuzione in danno, con addebito delle relative spese e riserva di ogni azione risarcitoria.
Luogo e data: _____________
Modello 4 – Diffida per violazioni in materia di sicurezza sul lavoro
Oggetto: Diffida per inosservanza delle prescrizioni di sicurezza e messa in sicurezza urgente
Si segnala che nel cantiere sito in _____________ sono state rilevate gravi violazioni delle norme di sicurezza sul lavoro, nello specifico: _____________.
Per tali motivi si diffida il Direttore dei Lavori a:
- disporre immediatamente le misure necessarie per la messa in sicurezza del cantiere e per la protezione dei lavoratori e terzi;
- trasmettere entro _____________ ore una relazione contenente le misure adottate e il piano di intervento correttivo;
- sospendere eventuali attività a rischio fino al ripristino delle condizioni di sicurezza: _____________.
Si avvisa che, qualora non si proceda tempestivamente, si provvederà a segnalare la situazione agli organi di vigilanza competenti e ad adottare ogni provvedimento necessario a tutela della sicurezza, con addebito delle spese e riserva di responsabilità civile e penale.
Luogo e data: _____________
Modello 5 – Diffida per mancata comunicazione/verbali e richiesta di documentazione
Oggetto: Diffida per mancata trasmissione di documentazione e verbali di cantiere
Si rappresenta che, nonostante ripetute richieste verbali/scritte, non è pervenuta la seguente documentazione relativa al cantiere di _____________: _____________ (es. verbali di sopralluogo, giornale dei lavori, certificazioni materiali, piani di sicurezza).
Con la presente si diffida il Direttore dei Lavori a:
- trasmettere entro e non oltre _____________ giorni copia integrale della documentazione richiesta;
- fornire chiarimenti scritti sulle ragioni della mancata trasmissione e sulle azioni correttive intraprese: _____________;
- mettere a disposizione eventuali dati e rilievi tecnici necessari per le verifiche contrattuali e amministrative.
Decorso il termine indicato senza riscontro, si procederà ad adottare le misure previste dal contratto per la tutela dei propri diritti, incluse le azioni per il recupero di costi e danni derivanti dalla mancata documentazione.
Luogo e data: _____________
Fac simile lettera di Diffida al direttore dei lavori Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word della diffida al Direttore dei Lavori, pronto per essere personalizzato con i dati del cantiere, del contratto e delle parti coinvolte. Il documento Word include diverse varianti di diffida (generica, per ritardi, per non conformità, per violazioni di sicurezza e per mancata documentazione) e contiene campi predisposti per l’inserimento di date, termini e allegati necessari per la corretta notificazione.
